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Come gestire la segreteria di uno studio dentistico nel 2024

Articolo Gestire segreteria nel 2023

Nel 2024 il settore odontoiatrico si trova di fronte a un panorama in continua evoluzione, dove la gestione di uno studio dentistico è strettamente connessa all’adozione di software per dentisti all’avanguardia

Questi strumenti digitali rivestono un ruolo cruciale nell’ottimizzare la gestione delle pratiche dentali e nel garantire che i pazienti ricevano un servizio di alta qualità.

La gestione della segreteria di uno studio dentistico nel 2024, gioca un ruolo chiave nel collegare il personale clinico ai pazienti e nell’assicurare che tutto funzioni in modo efficiente. Attraverso l’integrazione di software gestionali, la registrazione dei dati del paziente, la gestione degli appuntamenti e la comunicazione diventano più precise ed efficaci, garantendo un flusso di lavoro ottimizzato.

In un’epoca in cui la precisione è fondamentale e la qualità del servizio è la priorità, la comprensione di come gestire la segreteria di uno studio dentistico con l’uso sapiente di un software per dentisti diventa essenziale per il successo di una pratica odontoiatrica moderna.

I vantaggi di usare un software in uno studio dentistico

I vantaggi di usare un software in uno studio dentistico

Un software gestionale offre una serie di vantaggi tangibili per la segreteria di uno studio dentistico: 

  • Pianificazione ottimizzata: il software semplifica la gestione degli appuntamenti in una segreteria di uno studio dentistico, riducendo sovrapposizioni e ridondanze, massimizzando l’efficienza.
  • Registro dei pazienti: mantiene i registri accurati e facilmente accessibili con i dati dei pazienti, con informazioni dettagliate che includono anamnesi, diari clinici e informazioni amministrative.
  • Gestione della documentazione: automatizza e semplifica il processo di documentazione, tra cui la generazione di fatture e l’invio fatture al Sistema TS ed, eventualmente, l’invio di fatture elettroniche all’Agenzia delle Entrate.
  • Comunicazione efficiente: agevola la comunicazione tra il personale clinico e la segreteria di uno studio dentistico, migliorando la coordinazione e la qualità del servizio.
  • Riduzione degli errori: la riduzione dei processi manuali minimizza gli errori umani, migliorando la precisione e l’affidabilità dei dati.
  • Risparmio di tempo: la gestione automatizzata di compiti amministrativi permette al personale di concentrarsi su attività di maggiore valore.
  • Sicurezza dei dati: protegge i dati dei pazienti e le informazioni sensibili in conformità con le leggi sulla privacy.
  • Aggiornamenti continui: i software gestionali per dentisti si mantengono costantemente aggiornati per adattarsi alle normative in evoluzione e alle migliori pratiche del settore.
  • Supporto tecnico: offrono assistenza dedicata e servizi di formazione per garantire che il personale sfrutti appieno le funzionalità del software.

Il nostro software SwMain al fianco di una segreteria di uno studio dentistico

La nostra azienda Simple Work è specializzata nello sviluppo di software gestionali per studi dentistici da oltre tre decenni, con una solida esperienza che risale al lontano 1988. Nel corso degli anni, abbiamo costantemente innovato e ottimizzato il nostro programma grazie a una stretta collaborazione con i nostri clienti, tra cui medici, dottori e professionisti del settore odontoiatrico. 

Questa lunga storia di partnership ci ha permesso di adattare il nostro software alle esigenze specifiche del settore e di mantenere il nostro impegno per il progresso continuo.

(Nel caso voleste saperne di più della nostra azienda Simple Work vi invitiamo a leggere La nostra storia).

L’esperienza consolidata e una rigorosa analisi dell’evoluzione nel settore odontoiatrico hanno contribuito a far emergere SwMain come uno dei principali software per la gestione di una segreteria di uno studio dentistico nel 2024

Esaminiamo ora gli aspetti chiave più importanti.

Ottimizzare l’agenda e la conferma SMS in una segreteria di uno studio dentistico

Tra i compiti più critici di una segretaria in uno studio dentistico, l’accoglienza dei pazienti e la gestione efficiente dell’agenda rivestono un ruolo di primaria importanza. 

SwMain, il nostro software specializzato per dentisti, è stato sviluppato per semplificare e ottimizzare queste operazioni, consentendo alla segreteria di lavorare con facilità attraverso procedure semplificate.

Il nostro servizio di invio di promemoria via SMS offre la comodità di ricordare a tutti i pazienti la data e l’orario dell’appuntamento pianificato presso lo studio dentistico. Tutto questo può essere gestito in modo semplice e rapido con pochi semplici clic!

In aggiunta a questo servizio integrato, mettiamo a disposizione il servizio di conferma tramite SMS

Quest’opzione offre ai pazienti la possibilità di confermare gli appuntamenti attraverso un semplice messaggio SMS, così da poter vedere direttamente sull’agenda la conferma.

Questo sistema permette di verificare quasi in tempo reale se i pazienti hanno confermato l’appuntamento ed eventualmente richiamarli. Il procedimento permette di ridurre in modo significativo il numero di appuntamenti saltati, situazione in cui il paziente non si presenta, consentendo allo studio dentistico di ottimizzare il proprio tempo e risorse

(Venite a scoprire di più sul nostro servizio Conferma SMS).

La gestione dei richiami in una segreteria di uno studio dentistico

La gestione dei richiami in una segreteria di uno studio dentistico

L’attenzione alla gestione dei richiami rappresenta un elemento chiave per una segretaria in uno studio dentistico. Questa funzione svolge un ruolo fondamentale nel colmare eventuali vuoti nell’agenda e nel mantenere la fidelizzazione del paziente. La fedeltà dei pazienti è un obiettivo cruciale, tanto quanto l’acquisizione di nuovi pazienti, e la pratica dei richiami si rivela un potente strumento per costruire relazioni a lungo termine con la clientela.

Attraverso la pratica dashboard del software SwMain, è possibile individuare rapidamente i pazienti che necessitano di un richiamo, ottimizzando così l’efficienza nella gestione dello studio dentistico. 

Si tenga presente che la dashboard è disponibile esclusivamente nella versione a 64 bit del programma, pertanto si consiglia di verificare la procedura per l’aggiornamento tramite il seguente link: SwMain: come aggiornare il software.

Compilazione veloce della modulistica in una segreteria di uno studio dentistico

Quando la vostra agenda è affollata di appuntamenti, massimizzare il tempo dedicato all’accoglienza dei pazienti diventa fondamentale. Per i nuovi pazienti, un approccio efficace prevede la compilazione dei dati anagrafici tramite un tablet, seguita dalla firma dei consensi utilizzando una tavoletta grafometrica Wacom, fornita agli studi per garantire un’installazione e un funzionamento impeccabili.

Il risultato di questa pratica è una segretaria più efficiente e veloce, in grado di gestire le procedure di modulistica con celerità.

Comunicazione dell’arrivato in una segreteria di uno studio dentistico

Comunicazione dell’arrivato in una segreteria di uno studio dentistico

Quando il paziente fa il suo ingresso in studio, possiamo segnalare la sua presenza inviando una notifica immediatamente al medico in attesa tramite un semplice clic sull’appuntamento nel software SwMain. Questa azione può attivare un pop-up sul computer del dottore, garantendo una comunicazione efficace e tempestiva.

Gestione cartella clinica in una segreteria di uno studio dentistico

Il software per dentisti SwMain facilita anche la gestione clinica, evidenziando rapidamente alla segreteria eventuali problematiche in un determinato paziente: come allergie, malattie contagiose o altre condizioni patologiche, per fornire un servizio di alta qualità e sicuro. 

Nel caso in cui un paziente non abbia completato l’intera documentazione necessaria per i consensi, SwMain emette una notifica, evidenziando la mancanza della firma. Il software può anche richiedere la firma dei consensi prima di procedere con l’intervento, garantendo un approccio rigoroso e conforme alla documentazione.

La gestione dei consensi al paziente sarà snellita grazie all’uso del nostro programma, che compilerà in automatico i moduli inserendo i dati anagrafici del paziente. A questo punto, non rimarrà che firmare il documento, stampandolo per il paziente oppure utilizzando una tavoletta per la firma digitale.

Fatture ed estratto conto in una segreteria di uno studio dentistico

Fatture ed estratto conto in una segreteria di uno studio dentistico

Un’altra funzionalità essenziale offerta dal software SwMain è l’estratto conto, che diventa sempre più rilevante nel contesto della gestione della segreteria di uno studio dentistico nel 2024, in cui l’emissione di fatture è sempre più comune.

Il programma vi consente di generare fatture in modo semplice e rapido con pochi clic, semplificando notevolmente il processo di fatturazione. Successivamente, potrete inviare le fatture direttamente al sistema tessera sanitaria utilizzando il nostro strumento dedicato per il 730, facilitando così l’adempimento degli obblighi di legge.

Il nostro software per dentisti SwMain è già pronto per la generazione di fatture elettroniche e include un sistema che consente di inviarle direttamente al SISTEMA DI INTERSCAMBIO AGENZIA DELLE ENTRATE.

Se desiderate inviare le fatture al vostro commercialista, mettiamo a disposizione un pratico strumento che consente il download delle fatture in diversi formati, tra cui il formato XML che sta diventando sempre più standard tra i professionisti del settore.

Il nostro servizio di formazione al software SwMain

Il nostro impegno non si ferma alla fornitura del software; offriamo anche un servizio di formazione dedicato al personale della segreteria. Questo servizio mira a massimizzare le capacità del gestionale dell’intero studio, garantendo che il personale di segreteria sia competente nell’utilizzo del software.

Inoltre, la nostra assistenza è un elemento fondamentale del nostro impegno nei confronti dei nostri clienti, e le recensioni dei nostri servizi testimoniano la nostra dedizione alla soddisfazione del cliente.

Potete trovare ulteriori dettagli nelle nostre guide e scoprire cosa dicono i nostri clienti nelle recensioni.

Il lavoro della segreteria di uno studio dentistico con SwMain nel 2024

L’uso intelligente di software gestionali ha dimostrato di essere il pilastro su cui poggia il successo di una moderna segreteria di uno studio dentistico nel 2024. 

La gestione della segreteria si è evoluta notevolmente, passando dall’organizzazione cartacea alla precisione digitale. Il software SwMain, scelto da migliaia di clienti in tutt’Italia, ha permesso una registrazione dei dati paziente più accurata, una pianificazione degli appuntamenti più efficiente e una comunicazione più rapida e diretta. 

Tutto ciò contribuisce a garantire un flusso di lavoro ottimizzato, riducendo gli errori e migliorando l’esperienza del paziente. Vieni perciò a scoprire tutti i vantaggi di lavorare con l’azienda italiana Simple Work: “I pionieri del software medico” sin dal 1988.  

Oppure richiedi ora una DEMO gratuita e prenota un appuntamento con uno dei nostri esperti dedicati. L’assistenza personalizzata è il fiore all’occhiello di Simple Work, e con un solo appuntamento avrai accesso a tutte le informazioni di cui hai bisogno.

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