Fattura Elettronica: invio con SolutionsDoc

In questa guida, ti mostreremo come inviare facilmente le fatture elettroniche utilizzando SwMain e SolutionsDoc. Scopri il processo passo dopo passo, dall’emissione della fattura all’invio all’Agenzia delle Entrate, grazie alla nostra integrazione semplice e intuitiva.

Segui i passaggi descritti per gestire in modo efficiente il ciclo di fatturazione elettronica e risolvere eventuali problematiche comuni durante l’invio.

Fattura elettronica: integrazione con SolutionsDoc

Dopo aver completato la configurazione (link guida), potrete emettere le fatture elettroniche.

La fattura elettronica viene automaticamente creata dal nostro programma quando cliccate sul pulsante “Salva” o su quello di anteprima di stampa. Una volta emessa la fattura con il metodo consueto, sarà il momento di inviarla all’Agenzia delle Entrate.

Potete farlo direttamente da SwMain grazie alla nostra integrazione con SolutionsDoc, una piattaforma web semplice e intuitiva che gestisce l’intero ciclo di fatturazione.

Se disponete di questa integrazione, andate su Menù > Strumenti > Amministratore > Invia fattura elettronica. Se preferite, potete aggiungere l’icona di questa utility alla pagina iniziale, cliccando con il tasto destro su un punto vuoto e scegliendo l’opzione “Nuovo collegamento”.

All’interno della sezione Invia fattura elettronica, l’utilizzo è molto semplice: basta inserire le date per cui eseguire la ricerca dei documenti e l’operatore di fatturazione che ha emesso le fatture. La spunta “Tutte le fatture” consente di visualizzare anche quelle già inviate, che altrimenti resterebbero nascoste.

A questo punto, cliccando su “Aggiorna elenco”, vedrete tutte le fatture emesse nel periodo richiesto. Basta selezionare quelle che desiderate inviare e premere il pulsante “Invia” in alto a sinistra.

Un messaggio vi confermerà l’esito positivo dell’invio.

Sempre in alto a sinistra, oltre al pulsante per l’invio, troverete anche quello per il “Portale”. Cliccando su di esso, sarete indirizzati alla piattaforma per le fatture elettroniche SolutionsDoc. Una volta effettuato l’accesso con le credenziali (fornite all’acquisto del servizio), potrete accedere all’intero pannello.

Nel menù a sinistra, selezionate “Fatture elettroniche” e poi “Inviate” per visualizzare le fatture inviate tramite SwMain.

Se il caricamento della fattura è riuscito, questa verrà inviata automaticamente all’Agenzia delle Entrate, che potrà accettarla o rifiutarla (vedremo come gestire l’errore in caso di rifiuto). Una volta accettata, verrà consegnata al destinatario.

Ricordate che, una volta inviata la fattura all’Agenzia delle Entrate, non potrà più essere eliminata o modificata all’interno di SwMain. In caso di errori, l’unico modo per correggerli è emettere una Nota di accredito, che annullerà la fattura originale, permettendovi di crearne una nuova con un numero diverso e le modifiche necessarie.

Fattura elettronica: risultati dell’invio

Analizziamo ora le diverse casistiche di risposta che possono verificarsi durante l’invio delle fatture al Sistema d’Interscambio tramite SwMain e il portale SolutionsDoc.

Fattura elettronica: non caricata

Se il sistema SolutionsDoc rileva anomalie nel file .xml della fattura, blocca il caricamento sul portale e la fattura non verrà inviata all’Agenzia delle Entrate. In questo caso, dovrete cliccare sul pulsante “Descrizione errore” in rosso per capire il motivo dello scarto.

Dopo aver identificato l’errore, potrete rimuovere il file errato cliccando su “Cancella”.
Per correggere la fattura, dovrete prima “ripristinarla”, ossia dare a SwMain il permesso di modificarla o cancellarla (operazioni altrimenti bloccate dopo l’invio). Recatevi quindi su SwMain e seguite il percorso Menù > Strumenti > Amministratore > Invia fattura.

Impostate la data e l’operatore, aggiornate l’elenco per visualizzare il documento in questione (ricordatevi di selezionare l’opzione “Tutte le fatture”) e cliccate su “Ripristina” nella riga corrispondente alla fattura errata.

Di default, la colonna “Rendi modificabile” con il pulsante “Ripristina” si trova all’ultima posizione a destra.

A questo punto, potrete correggere l’errore riscontrato (es. CF errato, CAP mancante, ecc.) e rigenerare il file .xml corretto. Andate quindi in estratto conto per ristampare o risalvare la fattura. Una volta corretta e salvata, tornate su Invia fattura elettronica per eseguire un nuovo invio.

Fattura elettronica: invio in corso

Il portale SolutionsDoc sta inviando la fattura verso lo SDI (Sistema di Interscambio). Bisogna quindi attendere l’esito dell’invio.

Fattura elettronica: inviata

La fattura è stata inviata correttamente allo SDI. Ora bisognerà attendere uno dei tre esiti:

Consegnata
La fattura è stata correttamente recapitata al destinatario.

Mancata consegna
Anche se potrebbe sembrare un errore, questa notifica è in realtà positiva. L’Agenzia delle Entrate ha ricevuto e accettato la fattura. Poiché non è stato indicato un Codice Destinatario Univoco o una PEC (situazione comune per le fatture emesse a un paziente), lo SDI non ha potuto inviarle direttamente al destinatario. Tuttavia, il destinatario potrà trovarla nel proprio Cassetto Fiscale online.

Scartata

La fattura è stata inviata da SolutionsDoc allo SDI, che ha rilevato degli errori e l’ha rifiutata. Per scoprire il motivo dell’errore, dovrete cliccare sul pulsante “Notifiche” nella riga corrispondente alla fattura.

Per correggere l’errore, dovrete prima “ripristinare” la fattura, ossia dare a SwMain il permesso di modificarla o cancellarla (operazioni altrimenti bloccate dopo l’invio). Recatevi quindi su SwMain e seguite il percorso Menù > Strumenti > Amministratore > Invia fattura.

Impostate la data e l’operatore, aggiornate l’elenco per visualizzare il documento in questione (ricordate di selezionare l’opzione “Tutte le fatture”) e cliccate su “Ripristina” nella riga corrispondente alla fattura errata.

La colonna “Rendi modificabile” con il pulsante “Ripristina” si trova all’ultima posizione a destra.

A questo punto, potrete correggere l’errore (ad esempio CF errato, CAP mancante, ecc.) e rigenerare il file .xml corretto, andando in estratto conto per ristampare o risalvare la fattura.

Fattura elettronica: modifica con nota di credito

Se la fattura è CONSEGNATA e il cliente richiede una modifica, non potremo semplicemente correggerla e reinviarla, poiché il Sistema di Interscambio l’ha già accettata.

Dovremo quindi emettere una nota di accredito sulla fattura, accedendo all’estratto conto del paziente/cliente, selezionando la fattura da stornare e cliccando sul pulsante “NA da Fatt.” a destra.

Vi consigliamo di verificare se avete già accesso al Portale Fatture e Corrispettivi. In caso contrario, potete chiedere al vostro consulente fiscale o commercialista.
Se non disponete delle credenziali necessarie, vi suggeriamo di richiedere subito il codice PIN (credenziali Fisconline/Entratel) direttamente sul loro sito.

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