Marketing: Guida Segreteria Smart compilazione documenti

La gestione dei documenti e la raccolta preliminare di informazioni sui pazienti rappresentano spesso un collo di bottiglia per gli studi medici, causando ritardi nei tempi di attesa e rallentando l’operatività della segreteria.

Segreteria Smart – compilazione documenti è il servizio progettato per semplificare questa attività: con un semplice SMS o messaggio WhatsApp, puoi richiedere ai pazienti di compilare comodamente da remoto i propri dati anagrafici e/o la scheda anamnestica.

Come funziona Segreteria Smart compilazione documenti

Dati anagrafici
I nuovi pazienti ricevono un messaggio con il link al modulo per inserire i propri dati anagrafici. Queste informazioni vengono importate automaticamente nel sistema SwMain, consentendo alla segreteria di risparmiare tempo e ridurre gli errori di trascrizione.

Modulo anamnestico
Se l’anamnesi del paziente risulta mancante o scaduta, il sistema invia al paziente un messaggio con il modulo anamnestico da compilare autonomamente prima della visita. Il medico potrà così verificare e approfondire le informazioni insieme al paziente direttamente durante la consultazione.

Questa automazione può essere gestita manualmente oppure direttamente dal gestionale SwMain, anche in combinazione con il servizio Segreteria Smart conferma appuntamenti.

Requisiti minimi per utilizzare Segreteria Smart

Per utilizzare Segreteria Smart compilazione documenti assicurati di avere:

• SwMain aggiornato all’ultima versione disponibile;
  
• Un modulo attivo per l’invio di SMS o WhatsApp;
  
• L’attivazione del servizio Segreteria Smart compilazione documenti.

Come creare modelli di messaggi per Segreteria Smart

Creare modelli SMS e WhatsApp in SwMain

Puoi creare modelli di messaggio da riutilizzare ogni volta, evitando così di riscrivere manualmente il testo.

Per farlo:

• Accedi al menù: Menù → SWMedia → Modelli di oggetti.
  
• Individua la cartella dove conservi gli altri messaggi per i pazienti.
  
• Fai clic destro su un punto vuoto → seleziona “Nuovo documento”.
  
• Nella schermata che si apre, inserisci il testo del messaggio nel campo Note.
  
• Al termine, chiudi per salvare.
  

Esempi di messaggi personalizzabili

Dati Anagrafici:
«Buongiorno <des2>, le ricordiamo di compilare la sua anagrafica. Clicchi qui per proseguire: <link_a>».

Compilazione Anamnesi:
«Buongiorno <des2>, le ricordiamo di compilare la sua anamnesi. Clicchi qui per proseguire: <link_i>».

Dati Anagrafici e Anamnesi:
«Gentile paziente, prima del suo appuntamento le chiediamo di compilare questi documenti. Clicchi qui per proseguire: <link_ai>».

Codici utili per i messaggi

• <des2>: inserisce automaticamente il nome del paziente.
  
• <link_a>: link per la compilazione dei dati anagrafici.
  
• <link_i>: link per la compilazione della scheda anamnestica.
  
• <link_ai>: link unico per compilare sia dati anagrafici che anamnesi.
  

Questi link possono essere combinati con il codice <link_c> per richiedere anche la conferma degli appuntamenti, se possiedi il servizio Segreteria Smart conferma appuntamenti.

Ad esempio, usando <link_cai> il paziente riceverà un solo messaggio per confermare l’appuntamento e compilare eventuali informazioni mancanti (dati anagrafici e anamnesi).

Consigli sulla lunghezza dei messaggi SMS

Ricorda che gli SMS hanno un limite di 160 caratteri, mentre email e WhatsApp non presentano questa limitazione.

Ogni link dinamico (come <link_c>) occupa circa 23 caratteri.
Inoltre, considera che il tag nome <des2> potrebbe essere lungo (mediamente 20 caratteri), specialmente se il paziente ha un doppio nome. Valuta se sostituirlo con un termine più breve e generico, come «paziente».

Come inviare manualmente le richieste di compilazione

Invio ai pazienti con appuntamento in agenda

In ogni momento puoi richiedere manualmente ai pazienti la compilazione dei documenti anagrafici, della scheda anamnestica o di entrambi. Puoi farlo direttamente dalla scheda clinica di un singolo paziente o inviare una richiesta simultanea a tutti i pazienti con appuntamento in agenda.

Per inviare ai pazienti in agenda:

Premi il pulsante “Invia Promemoria”.

Seleziona il giorno degli appuntamenti e premi il pulsante “Messag.”

SwMain ti proporrà automaticamente l’ultimo testo inviato, ma puoi modificarlo manualmente (questa opzione non è disponibile per WhatsApp) o scegliere fra i modelli già salvati, cliccando il pulsante Modello SMS.

Una volta definito il testo, clicca su “Invia SMS”.

Invio al singolo paziente

Per inviare il messaggio a un singolo paziente:

• Entra nella sua scheda clinica o nel dettaglio dell’appuntamento.
  
• Premi il pulsante “Messag.”
  
• Scrivi manualmente il testo oppure seleziona un modello SMS salvato in precedenza.
  
• Quando il messaggio è pronto, clicca su “Invia SMS”.
  

Esperienza utente: cosa riceve e vede il paziente

Ricezione e apertura del link

Vediamo ora cosa riceve il paziente e come interagisce con il servizio Segreteria SMART per completare facilmente la compilazione dei documenti.

Dopo aver ricevuto il messaggio (SMS, WhatsApp o email), il paziente trova al suo interno un link cliccabile. Per esempio, il messaggio ricevuto potrebbe essere il seguente:

«Gentile paziente, prima del suo appuntamento le chiediamo di compilare questi documenti. Clicchi qui per proseguire: <link_ai>.»

Autenticazione e compilazione online

Cliccando sul link, si apre una pagina web personalizzata con il logo del tuo studio, dove il paziente potrà autenticarsi.

Una volta verificata la sua identità, il paziente avrà accesso al modulo di compilazione dei dati anagrafici o della scheda anamnestica, in base alla richiesta ricevuta.

Personalizzazione delle domande anamnestiche

Le domande presentate al paziente durante la compilazione della scheda anamnestica sono esattamente quelle impostate nel tuo gestionale SwMain. Questo ti permette di personalizzarle completamente in base alle esigenze del tuo studio.

Ricezione automatica dei dati in SwMain

Dopo che il paziente ha completato e inviato il modulo, SwMain riceve automaticamente le informazioni compilate, aggiornando in tempo reale la scheda anagrafica esistente o creando automaticamente una nuova scheda, se necessario.

SwMain: la scelta intelligente per la gestione del tuo studio.