Guida Segreteria SMART – Prenotazioni Web

Con Segreteria SMART di SwMain, il vostro studio dentistico può abilitare il sito web per la prenotazione online degli appuntamenti, offrendo ai pazienti la possibilità di scegliere in autonomia medico, prestazione e orari. 

L’intero processo di prenotazione e gestione è semplice e personalizzabile, rendendo più efficienti le operazioni quotidiane e risparmiando tempo prezioso.

Prenotazioni Web: impostazioni iniziali

Per configurare correttamente le prenotazioni online, è fondamentale impostare i medici che potranno ricevere appuntamenti via web. Iniziate andando su Menù → SwDental → Equipe. 

Una volta entrati, fate doppio clic sulla riga del medico che volete configurare per aprire la sua scheda.

All’interno della scheda, dovrete configurare gli orari di lavoro del medico. Per farlo, cliccate su Orari Agenda. Se non lo avete già fatto, aggiungete gli orari cliccando con il tasto destro del mouse.

Infine, tornate alla scheda Equipe e cliccate sul pulsante Prenota Online. Nella finestra che si aprirà, troverete diverse impostazioni.

Dettaglio impostazioni

Le impostazioni che dovrete configurare sono varie e permettono di personalizzare le modalità di prenotazione:

• Invia disp. Per: Selezionate il numero di giorni a partire da oggi durante i quali i pazienti potranno prenotare un appuntamento. Ad esempio, se impostate 15 giorni, i pazienti potranno scegliere solo appuntamenti entro i successivi 15 giorni.
  
• Giorni dalla data attuale: Indicate il numero di giorni dopo la data odierna in cui i pazienti potranno iniziare a prenotare.
  
• Listino: Selezionate il listino prezzi da utilizzare per le prestazioni. Potete anche creare un listino dedicato esclusivamente alle prenotazioni web, personalizzando prestazioni e prezzi.
  
• Listino di confronto: Attivando questa opzione, il paziente vedrà anche il prezzo che avrebbe pagato se avesse prenotato in studio o telefonicamente, oltre al prezzo della prestazione selezionata.
  
• Nome Equipe Web: Inserite il nome dell’equipe che apparirà sulla pagina web per la prenotazione. Se non compilato, verrà usato il nome dell’equipe di SwMain.
  
• Link Equipe: Inserite il link alla pagina web che presenta il medico o l’elenco dei professionisti dello studio.
  
• Giorni: Selezionate i giorni in cui il paziente potrà prenotare un appuntamento. Potete limitare le prenotazioni ai giorni settimanali che desiderate.
  
• Prestazioni associate: Selezionate le prestazioni disponibili per la prenotazione online, assicurandovi che ogni prestazione abbia un prezzo e una durata configurata.

È possibile associare solo prestazioni generiche, senza numero di denti e senza step.

Prenotazioni Web: il processo di prenotazione

Una volta configurato tutto, vediamo come funziona il processo di prenotazione per i pazienti.

Il paziente accederà alla pagina dedicata sul vostro sito web e selezionerà il medico e la prestazione desiderata. Dopo aver scelto, apparirà una schermata con gli orari disponibili per l’appuntamento.

Il paziente dovrà inserire i propri dati e confermare la prenotazione. Una volta fatto, verrà mostrata una pagina di conferma dell’appuntamento.

Gestione delle Prenotazioni Web

Dopo che un paziente ha effettuato la prenotazione, la segreteria potrà gestirla direttamente nell’agenda di SwMain.

In alto, vedrà il pulsante Prenotazioni Web, che segnala tutte le prenotazioni ricevute tramite il web. Se una prenotazione non è ancora confermata, il pulsante si colorerà di rosso.

Cliccando sulla riga della prenotazione e premendo il pulsante Conferma, l’appuntamento sarà automaticamente inserito in agenda.

Quando un paziente prenota tramite il sito, l’appuntamento sarà inserito in agenda in attesa di accettazione da parte della segreteria.

Cliccando sulla riga della prenotazione e premendo il pulsante Conferma, l’appuntamento sarà posizionato direttamente in agenda.

Una volta confermato l’appuntamento prenotato dal paziente, SwMain vi chiederà se desiderate inviare una mail con i dettagli dell’appuntamento confermato.

Accettazione prenotazione e associazione paziente

SwMain cercherà di associare il paziente tramite codice fiscale o numero di cellulare. Nel caso ci riuscisse, la targhetta della prenotazione si colorerà di verde e voi potrete confermare l’appuntamento con il pulsante a sinistra.

Se non trova alcun riscontro, sarà possibile confermarlo tramite una di queste due azioni:

• Associare manualmente l’appuntamento a un paziente. Basta cliccare sulla riga della prenotazione e selezionare il pulsante Associa Paz...
  
• Associare un nuovo paziente. Cliccando su Associa nuovo paz., SwMain creerà una nuova anagrafica utilizzando i dati inseriti dal paziente durante la prenotazione.

Nell’immagine si vede che delle tre prenotazioni solo una si è agganciata automaticamente a un paziente. Le altre due, con la targhetta rossa, appartengono a pazienti nuovi o a pazienti con dati che non combaciano.