Marketing: gestione dei richiami in SwMain

Nel settore marketing, la gestione efficace dei richiami si rivela una strategia fondamentale. Spesso, presi dalle incombenze quotidiane, i pazienti tendono a posticipare i controlli di routine, come le visite periodiche e le sedute di igiene, non per mancanza di volontà, ma semplicemente per distrazione.

Perché è importante gestire i richiami dei pazienti?

Tra impegni lavorativi, familiari e sociali, i controlli periodici rischiano di essere rimandati fino a essere completamente dimenticati. Così, una visita che doveva essere semestrale o annuale si trasforma in un incontro biennale, con conseguenze negative per la salute del paziente e la prosperità dello studio dentistico.

È qui che entra in gioco l’elenco dei richiami: uno strumento che permette allo studio di mantenere un contatto costante con i pazienti, ricordando loro l’importanza degli appuntamenti periodici. Grazie a questo strumento, lo studio può:

• Ottimizzare la pianificazione: riducendo i tempi vuoti in agenda, lo studio massimizza l’utilizzo delle risorse e migliora l’organizzazione.
• Incrementare i piani di cura: richiamando i pazienti con regolarità, è possibile individuare tempestivamente eventuali patologie e proporre più trattamenti personalizzati.
• Fidelizzare i pazienti: dimostrando attenzione e cura verso la salute dei pazienti, lo studio rafforza il rapporto di fiducia e favorisce la fidelizzazione.

In sintesi, l’elenco dei richiami rappresenta uno strumento strategico per lo studio dentistico, in grado di coniugare la tutela della salute dei pazienti con la crescita e prosperità dell’attività. Vediamo quindi come gestire i richiami grazie alla nuova gestione dei richiami e al nostro metodo Simple Work.

La rivoluzione dei richiami con SwMain

Dimenticate le complesse tabelle e i promemoria cartacei. Con la nuova gestione dei richiami di SwMain, il processo diventa intuitivo e automatizzato. Ogni paziente può essere associato a un intervallo di richiamo personalizzato (SwMain imposta uno standard di 12 mesi, ma potete personalizzarlo liberamente), che definirà ogni quanto deve essere richiamato in studio.

SwMain filtra automaticamente i pazienti che hanno ricevuto trattamenti specifici (come igiene, sondaggi parodontali o visite di controllo) entro l’intervallo impostato, oppure quelli con appuntamenti già fissati, fornendovi direttamente l’elenco delle persone da richiamare. Potrete inoltre inviare rapidamente un messaggio (SMS o WhatsApp) contemporaneamente a tutti.

Esempio pratico:
Immaginiamo che il paziente Mario Rossi abbia effettuato l’ultima seduta di igiene a febbraio, con un intervallo di richiamo impostato a 8 mesi. A novembre, quando la segreteria effettua la ricerca dei richiami, SwMain inserirà automaticamente Mario nell’elenco. Non sarà più necessario ricordare manualmente le scadenze individuali.

Vantaggi per la segreteria

• Risparmio di tempo: La ricerca dei richiami diventa un’operazione rapida e semplice, liberando la segreteria da compiti ripetitivi e dispendiosi.
• Maggiore frequenza dei richiami: La facilità d’uso consente richiami più frequenti, aumentando la probabilità di riempire l’agenda e intercettare tempestivamente le esigenze dei pazienti.
• Riduzione degli errori: L’automazione riduce il rischio di dimenticanze ed errori umani, garantendo un servizio più efficiente e affidabile.
• Aumento degli appuntamenti: Richiamando i pazienti con regolarità, lo studio incrementa il numero di appuntamenti e, di conseguenza, i piani di cura proposti.

In sintesi, la nuova gestione dei richiami di SwMain rappresenta un salto di qualità per la segreteria, trasformando un’attività complessa in un processo fluido e vantaggioso per l’intero studio.

Come impostare e gestire i richiami in SwMain

Per cominciare, decidete per quali specialità volete automatizzare i richiami. Per farlo, andate su menu → SWDental → Tabelle specialistiche → Dettaglio specialità.

Qui troverete l’elenco delle specialità in cui avete suddiviso le prestazioni presenti in SwMain. Consigliamo di impostare il richiamo automatico per le specialità che contengono trattamenti di igiene e controlli. Nell’esempio, scegliamo “Igiene e varie” e “Parodontologia”.

Aprite con un doppio click la specialità che vi interessa e mettete una spunta sul riquadro “Usa richiami”.

A questo punto, potete personalizzare la durata dell’intervallo richiami per ogni paziente, aprendo la sua anagrafica da menu → SWDental → Pazienti. Fate doppio click sul paziente per modificare l’intervallo standard di 12 mesi impostato da SwMain. Una volta aperta l’anagrafica, spostatevi sulla tabella “Richiami” e scegliete nel campo “Richiami mesi” ogni quanti mesi volete richiamarlo. Nell’esempio, per Rossi Flavio abbiamo impostato un intervallo di 10 mesi.

Ora non resta che effettuare regolarmente la ricerca dei pazienti da richiamare. Per farlo, andate in menu → SWDental → Dashboard. All’interno della dashboard, troverete sulla sinistra la tabella relativa ai pazienti da richiamare. Qui potete scegliere se includere i pazienti che hanno già appuntamenti fissati (spunta “Includi pazienti con appuntamenti futuri”) e potete escludere dalla ricerca quei pazienti che non frequentano lo studio da troppo tempo, impostando una data in “Escludi pazienti (ultimo eseguito)”.

Selezionate quindi Nuova Gestione dei Richiami dal menu a tendina e premete il pulsante “Aggiorna Elenco”. Comparirà così l’elenco dei pazienti da richiamare, incluso Rossi Flavio. SwMain vi mostra il numero di telefono per richiamarli, ma offre anche la possibilità di inviare un messaggio cliccando sul pulsante in alto “Messag. (Richiami)”. In questo modo potrete scrivere contemporaneamente a tutti un messaggio via SMS o WhatsApp.

La nuova gestione dei richiami rappresenta solo una delle numerose funzionalità che aggiungiamo regolarmente a SwMain per ottimizzare il lavoro degli studi dentistici. Se non visualizzate questa opzione, aggiornate il software per accedere a tutte le ultime innovazioni. Alcuni di voi potrebbero aver apprezzato la precedente gestione dei richiami; pertanto, abbiamo scelto di mantenerla, offrendo così la flessibilità di utilizzare l’approccio che meglio si adatta alle vostre esigenze.

Come funzionava la precedente gestione dei richiami

Nella versione precedente era possibile impostare una data o un mese di richiamo direttamente nella scheda del paziente. Ad esempio, impostando luglio come mese di richiamo per il paziente Giuseppe Bianchi, il suo nome compariva automaticamente nell’elenco dei pazienti da richiamare visualizzato nella dashboard durante il mese indicato.

Questo metodo, sebbene efficace, richiedeva un’impostazione manuale per ciascun paziente.

Link alla guida: SWMain: gestione gruppi e richiami con le relative ricerche.

SwMain: la scelta intelligente per la gestione del tuo studio.