Marketing: Ricerca pazienti dormienti

Nel tempo, ogni studio dentistico può trovarsi a fronteggiare la perdita di pazienti che non si presentano più. Questi “pazienti dormienti” rappresentano una fonte di entrate mancate, ma anche una grande opportunità se identificati e riattivati. 

In questa guida, esploreremo come riconoscerli, catalogarli e coinvolgerli nuovamente, per non lasciarsi sfuggire potenziali guadagni e opportunità di crescita.

Che cosa sono i pazienti dormienti?

📌 I “pazienti dormienti” sono quelli che non si presentano più per alcuni trattamenti, nonostante in passato abbiano frequentato regolarmente lo studio. Con il passare del tempo, questa categoria può diventare una fonte di guadagno trascurata, poiché non vengono più coinvolti e il loro potenziale economico va perso.

Recuperare questi pazienti attraverso un contatto mirato, come promemoria per un controllo o offerte speciali, può essere molto utile per aumentare il numero di appuntamenti e migliorare le entrate dello studio.

Pazienti dormienti: una grande opportunità

Riconquistare i pazienti che hanno smesso di frequentare il tuo studio è essenziale per il marketing odontoiatrico. 

Un “paziente dormiente” è definito come colui che non si è presentato per oltre due anni e che non ha appuntamenti futuri. Anche se la tua agenda è piena, l’assenza di questi pazienti può compromettere la stabilità economica dello studio.

⚠️ La loro costante assenza riduce le entrate, trasformandoli in “pazienti persi” e generando un effetto domino negativo sul flusso di lavoro e sui guadagni.

Esempio pratico:
Se consideriamo il valore medio di una seduta d’igiene, che è di €80,00, e 100 pazienti dormienti, la perdita potenziale è di €8000.

Contattare questi 100 pazienti non si traduce automaticamente in 100 appuntamenti, ma se anche solo il 30% di loro tornasse per un’igiene, il guadagno immediato sarebbe di €2400.

E questo senza contare i possibili aumenti del valore della visita, nel caso in cui vengano riscontrati problemi che richiedano cure aggiuntive. In tal caso, il guadagno per lo studio potrebbe essere ancora maggiore.

Comunicazione efficace con i pazienti dormienti

Mantenere una comunicazione costante ed efficace con i pazienti è una delle sfide più grandi per qualsiasi studio. Il tempo è limitato, e i metodi tradizionali come telefonate ed e-mail spesso non sono sufficienti. 

Molti pazienti tendono a ignorare le chiamate o a non leggere le e-mail, e un approccio generico difficilmente porta ai risultati sperati. 

📌 La chiave è la personalizzazione: comunicare con ogni paziente nel momento giusto e con il canale più adatto.

Gestire manualmente ogni interazione è complicato per il personale e richiede molto tempo. Non possiamo permetterci di sprecare ore a chiamare o inviare messaggi uno per uno a ciascun paziente.

Per questo motivo, è fondamentale avere un metodo di lavoro che permetta di ottimizzare le risorse e risparmiare tempo prezioso.

Come recuperare i pazienti dormienti con SwMain

Grazie al software SwMain, recuperare i pazienti dormienti diventa semplice e veloce. Ecco cosa puoi fare in pochi passaggi:

• Ottenere l’elenco dei pazienti dormienti.
• Inviare un messaggio (SMS o WhatsApp) a tutti questi pazienti contemporaneamente.

Per iniziare, apri SwMain e vai nel menù: SwDental > Ricerche > Pazienti.

Controlla che l’opzione “Ricerca Pazienti” sia impostata correttamente.

La ricerca offre numerosi filtri per creare elenchi di pazienti in base a vari parametri. Per identificare i pazienti dormienti, ti serviranno questi due filtri principali:

1. Pazienti senza appuntamenti futuri.
2. Pazienti che non sono venuti in studio da un certo periodo di tempo.

Impostare i filtri di ricerca per pazienti dormienti

Cominciamo quindi col mettere la spunta “Solo Senza Appuntamenti Futuri”.

Così facendo, escludiamo dalla nostra ricerca i pazienti che hanno già un appuntamento fissato, dato che non ci interessa richiamarli.

A questo punto, ci spostiamo nella tabella “Piani di Cura/Trattamenti” per applicare l’ultimo filtro che ci interessa. In questa sezione, possiamo visualizzare i pazienti in base a quando hanno preventivato o eseguito dei lavori in studio. A noi interessano quelli che non vengono da tempo (ad esempio 2 anni).

Utilizziamo quindi il campo “Ultimo Trattamento Eseguito: Da – A” per impostare le date della ricerca. 

Se, per esempio, vogliamo trovare i pazienti che non vengono in studio da due anni, lasceremo il primo campo vuoto e nel secondo inseriremo la data corrispondente a due anni fa. 

Nell’ipotesi che oggi sia il 01 gennaio 2025, dovremo cercare i pazienti che sono venuti l’ultima volta entro il 01 gennaio 2023.

Con i campi impostati in questo modo, troveremo tutti i pazienti che non si sono presentati da due anni. Se vogliamo restringere ulteriormente la ricerca, possiamo escludere i pazienti che non vengono da ancora più tempo, in modo da non includere chi non si è visto da dieci anni.

Ad esempio, se vogliamo vedere i pazienti che non vengono da due anni, ma non vogliamo andare oltre i cinque anni, possiamo impostare il primo campo della data come 01 gennaio 2020. 

In questo modo, escluderemo i pazienti che sono già da tempo fuori dal radar.

Quando abbiamo impostato entrambi i filtri (“Solo Senza Appuntamenti Futuri” e “Ultimo Trattamento Eseguito: Da – A”), possiamo cliccare il pulsante “Ricerca Pazienti” per avviare la ricerca.

Contattare i pazienti dormienti

Adesso che abbiamo ottenuto l’elenco dei pazienti, il nostro consiglio è di contattarli tramite messaggio. Questo metodo è molto più veloce (e quindi meno costoso in termini di tempo) e ottimizza il possibile guadagno, permettendo di recuperare alcuni di questi pazienti.

Per inviare un messaggio, selezionate i pazienti utilizzando il pulsante “Sel. Tutto” che si trova accanto al pulsante “Ricerca Pazienti”.  Potete anche escludere manualmente i pazienti da contattare rimuovendo la spunta, in modo da non inviare il messaggio a tutti. 

Una volta che il vostro elenco è corretto, utilizzate il pulsante “Messag.” in alto per inviare il messaggio ai pazienti selezionati.

Modalità di invio del messaggio

Nella finestra che si apre, vedrete nuovamente l’elenco dei pazienti per cui verrà effettuato l’invio. A questo punto, potrete scegliere tra le 3 modalità di invio disponibili in SwMain:

1. E-Mail 📧
2. SMS 📲
3. Whatsapp 💬
   

Ogni modalità di invio presenta vantaggi e svantaggi da considerare:

• E-mail: permettono di personalizzare il testo e inserire immagini, ma a volte finiscono nello spam.
• SMS: hanno un numero limitato di caratteri, ma raggiungono un pubblico più ampio rispetto ad altri mezzi di comunicazione.
• Whatsapp: consente di inviare testi più lunghi e viene visto dalla maggior parte degli utenti con cellulare, ma richiede un maggiore impegno da parte della segretaria per gestire il “botta e risposta” con il paziente.

Una volta scelta la modalità di invio, potrete scrivere il testo (solo nel caso di E-mail e SMS) o scegliere tra i modelli predefiniti già disponibili in SwMain:

• Modello Mail/Stampa per le e-mail.
• Modello SMS per gli SMS.
• Template Spoki per l’invio tramite Whatsapp.

Quando avrete scelto o scritto il testo, non vi resterà che cliccare il pulsante corrispondente al tipo di messaggistica scelto: “Invia E-Mail”, “Invia SMS” o “Invio Spoki”.

Esempi di messaggi personalizzati

Ecco alcune idee per messaggi personalizzati che potete inviare ai pazienti che non si recano in studio da un po’ di tempo, con l’obiettivo di riavvicinarli e invitarli a prenotare una visita:

[Nome Paziente], il tuo sorriso è importante! Ci piacerebbe rivederti per un controllo di routine. Per fissare un appuntamento, chiama 0123456789.

Gentile [Nome Paziente], ti invitiamo a prenotare una visita di controllo per assicurarci che il tuo sorriso sia sempre al top. Chiamaci al 0123456789.

Ciao [Nome Paziente], questo mese offriamo una pulizia dentale professionale a un prezzo speciale. Contattaci per maggiori informazioni: 0123456789.

SwMain: la scelta intelligente per la gestione del tuo studio.