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SWMain: Sistema TS 730 invio spese sanitarie

In Generali | Aggiornato il 01/01/2024

GESTIONE STANDARD

Guida Simple Work al software SwMain sull’invio delle spese sanitarie al sistema TS 730 per medici e odontoiatri.

Prima di procedere ricordiamo che il programma lavora utilizzando la gestione di acconti e saldi.
L’invio viene effettuato al momento dell’incasso totale della fattura con riferimento alla data di
incasso
.

Scarica il nostro PDF.

Esempio di funzionamento Sistema TS

Il paziente ha un piano di cura da 2000€ di cui 500€ a carico del paziente e 1500€ rimborsati
dall’assicurazione. Il 15/03/2023 paga un acconto di 500€ mentre il 15/06/2023 l’assicurazione paga il rimborso.


Si emette nella stessa data del 15/03/2023:

  • Fattura di acconto n.100 di 500€ indicando come importo incasso 500€ e data incasso il 15/03/2023.
  • Fattura di saldo n. 101 di 1500€ indicando come importo incasso 500€ e lasciando vuota la data incasso.
  • Il 15/06/2023, all’arrivo del pagamento dell’assicurazione, bisognerà rientrare nella fattura ed aggiornare la data di incasso.


Il programma nell’invio delle fatture di:

  • Marzo 2023 invia la fattura n.100 di 500€ ma non la fattura 101 in quanto non incassata.
  • Giugno 2023 invia la fattura n.101 di 1500€.

Passi preliminari

Assicurarsi di avere le credenziali per l’invio. Per accertarsi di avere tutto il necessario bisogna fare
l’accesso all’area privata sul sito https://sistemats4.sanita.finanze.it/simossHome/login.jsp con
codice identificativo (utente) e parola chiave (password).


Una volta entrati è necessario stampare il PIN CODE andando nel menu a sinistra su “Profilo Utente” e successivamente nel menù in alto sulla voce “Stampa PIN CODE”.


N.B. Ogni due mesi il sistema vi obbliga a cambiare password. Per fare questo basterà rifare l’accesso al sito.

Procedura di configurazione (da effettuare solo la prima volta)

Configurazione operatore:

Assicurarsi che l’operatore di fatturazione (Professionista, Associazione o Sede) abbia impostato
correttamente il tipo “Persona Fisica” (es. Professionista) o “Persona Giuridica” (in generale in tutti gli altri casi): Menù -> SWDental -> Operatori.

nvio spese sanitarie al Sistema TS: Assicurarsi che l’operatore di fatturazione abbia impostato
correttamente il tipo “Persona Fisica” o “Persona Giuridica”

Sempre sull’anagrafica operatore, verificare inoltre sia correttamente indicata nell’operatore la Partita IVA:

Sempre sull’anagrafica operatore, verificare inoltre sia correttamente indicata nell’operatore la Partita
IVA

Nel caso di professionisti si consiglia di indicare anche il Codice Fiscale.

N.B. Nel caso la registrazione sia stata fatta come Azienda, insieme al PIN CODE verrà fornito anche il codice proprietario formato da 12 cifre es. 123-456-000789.

Andrà inserito nella sezione fatturazione negli appositi campi come indicato nell’immagine:

Andrà inserito nella sezione fatturazione negli appositi campi come indicato nell’immagine:

Controllo modalità di pagamento

SwMain deve poter trasmettere se il pagamento della fattura è avvenuto con un sistema tracciabile (assegno, bonifico, POS) o non tracciabile (contante). E’ quindi necessario controllare che sul programma sia registrato il corretto codice di pagamento.

Dal menù di SwMain con diritti di amministratore: Menù -> SwDental -> Tabelle Generali -> Tipologie Incassi.

Dal menù di SwMain con diritti di amministratore: Menù -> SwDental -> Tabelle Generali -> Tipologie
Incassi.

Per ogni tipologia di incasso indicare il corretto codice relativo al pagamento.

Esempio:

In questo caso è stato indicato “MP05 - Bonifico” relativamente al pagamento con bonifico.

In questo caso è stato indicato “MP05 – Bonifico” relativamente al pagamento con bonifico.

Per la fattura la modalità di pagamento è un dato obbligatorio, diventa quindi importante indicare la corretta modalità di pagamento ogni volta per evitare di trasmettere un dato errato.

Avvio Configurazione di Invio delle spese [necessaria SOLO la prima volta in assoluto]

Dal menù di SwMain con utente con diritti di amministratore: Menù -> Strumenti -> Amministratore -> Utility -> Menù Trasferimenti -> Config. Spesa Sanitaria 730.

La prima volta è necessario creare una nuova configurazione (per ogni operatore di fatturazione):

La prima volta è necessario creare una nuova configurazione (per ogni operatore di fatturazione):

In “Cod. Operatore” fare doppio click, selezionare l’operatore di fatturazione che si vuole associare
all’invio e inserire (o modificare se necessario) il “Codice Fiscale” del responsabile invii SS730. In
“Descrizione” inserire una dicitura per poterla riconoscere es. Invio 730 studio Mario rossi (importante se si fanno invii da più operatori). Infine salvare ed uscire.

Importi

Attualmente vengono inviati gli importi per attività privata con tipologia “SR” (Spese prestazioni
assistenza specialistica ambulatoriale esclusi interventi di chirurgia estetica. Visita medica generica e specialistica o prestazioni diagnostiche e strumentali. Prestazione chirurgica ad esclusione della chirurgia estetica. Ricoveri ospedalieri, al netto del comfort. Certificazione medica).
Gli importi sottoposti a Ticket (effettuati con impegnativa), vengono inviati con la dicitura “TK” (Quota fissa e/o differenza con il prezzo di riferimento. Franchigia. Pronto Soccorso e accesso diretto).
È possibile inviare un tipologia diversa (es. “SP”) indicandolo nelle singole prestazioni e nella
configurazione.

Attualmente vengono inviati gli importi per attività privata con tipologia “SR” (Spese prestazioni
assistenza specialistica ambulatoriale esclusi interventi di chirurgia estetica. Visita medica generica e
specialistica o prestazioni diagnostiche e strumentali.
È possibile inviare un tipologia diversa (es. “SP”) indicandolo nelle singole prestazioni e nella
configurazione.

Procedura di invio

Controlli preliminari sulle fatture emesse:

Verificare, se presenti, i documenti fiscali emessi non completamente incassati o senza data di incasso (questi non verranno proposti tra quelle da inviare in quanto le fatture non ancora incassate o parzialmente incassate non vanno spedite secondo la normativa): Menù -> SwDental -> Ricerche -> Incassi\Fatture\Scadenze.

Verificare, se presenti, i documenti fiscali emessi non completamente incassati o senza data di incasso.

Selezionare il periodo di ricerca (ad esempio per i documenti del 2020: Da Data 01/01/2020 A
31/12/2020), premere il pulsante “Stampa” e selezionare la 00145 “Fatture senza incasso”:

Selezionare il periodo di ricerca (ad esempio per i documenti del 2020: Da Data 01/01/2020 A
31/12/2020), premere il pulsante “Stampa” e selezionare la 00145 “Fatture senza incasso”:

Verranno stampati tutti i documenti con incasso parziale o senza data di incasso: si consiglia quindi di verificarli.

Avvio procedura di Invio delle spese

Dal menù di SwMain con utente con diritti di amministratore: Menù -> Strumenti -> Amministratore -> Utility -> Menù Trasferimenti -> Invio Spesa Sanitaria 730 da 2021.

Sul programma di invio: cliccare su “Nuovo”, fare doppio click su “Cod. Conf.” e selezionare la
configurazione precedentemente creata e le date di ricerca dei documenti da inviare:

Sul programma di invio: cliccare su “Nuovo”, fare doppio click su “Cod. Conf.” e selezionare la
configurazione precedentemente creata e le date di ricerca dei documenti da inviare:

Cliccare su “Aggiorna Elenco”, comparirà la lista dei dati proposti per l’invio. Successivamente
selezionare i documenti che si vogliono inviare. I documenti visualizzati sono già stati filtrati dal
programma e quelli esclusi sono visualizzabili cliccando il pulsante “Esclusioni” presente nella colonna di sinistra.

Successivamente
selezionare i documenti che si vogliono inviare. I documenti visualizzati sono già stati filtrati dal
programma e quelli esclusi sono visualizzabili cliccando il pulsante “Esclusioni” presente nella colonna
di sinistra.

Se all’interno della lista delle “Esclusioni” sono erroneamente riportate delle fatture che dovrebbero
essere invece inviate procedere alla correzione del problema e cliccare il pulsante “Aggiorna Elenco” in modo che il programma ricarichi i dati.

Dopo aver controllato se i documenti presenti nelle “Esclusioni” siano solo quelli corretti effettuare
l’invio cliccando prima sul pulsante “Sel. Tutto” e poi “Invia SS730”.

Dopo aver controllato se i documenti presenti nelle “Esclusioni” siano solo quelli corretti effettuare
l’invio cliccando prima sul pulsante “Sel. Tutto” e poi “Invia SS730”.

Prima di effettuare l’invio verranno eseguiti alcuni controlli e segnalati i problemi riscontrabili sui dati.
Se non si riscontrano errori verrà richiesto di inserire utente (codice identificativo), password (parola chiave) e PIN CODE come da credenziali presso il SistemaTS (ente che riceverà i dati):

Se non si riscontrano errori verrà richiesto di inserire utente (codice identificativo), password (parola
chiave) e PIN CODE come da credenziali presso il SistemaTS (ente che riceverà i dati)

Alla fine del processo verrà segnalato se l’invio è andato a buon fine o se, altrimenti, vi sono stati errori e quali sono:

  • Credenziali inesistenti: significa che utente, password o PIN sono errati o mancanti.
  • Errore 109: i dati dell’operatore di fatturazione (e/o il codice proprietario inserito) non sono corretti.
  • CF inviante errato: il CF dell’inviante non è stato inserito correttamente nella configurazione invio TS.
Se il messaggio è quello dell’immagine precedente significa che l’invio è andato a buon fine

Se il messaggio è quello dell’immagine precedente significa che l’invio è andato a buon fine (non sarà ripetibile in quanto il pulsante Invia viene disabilitato) e saranno consultabili i dettagli dell’esito, come da risposte ottenute dal SistemaTS.

Controllo sull’esito dell’invio

Con i pulsanti “Esiti SS730” e “Ricevuta SS730” sarà possibile richiedere esiti e ricevuta in formato PDF.

Con i pulsanti “Esiti SS730” e “Ricevuta SS730” sarà possibile richiedere esiti e ricevuta in formato PDF.

Cliccando sul pulsante “Ricevuta SS730” e dando la conferma alle credenziali sarà possibile consultare l’esito dell’invio.

I documenti inviati che si troveranno nella parte “Accolti senza segnalazione di avviso” saranno quelli trasmessi correttamente. Se tutte le fatture si trovano sotto questa voce la procedura è andata a buon fine.

Se qualche documento si trova sotto la voce “Accolti con segnalazione di avviso” o “Non accolti” è possibile vedere di quali si tratta cliccando sul pulsante “Esiti SS730” e spostandosi successivamente a destra sulla scheda “Risultato Invio” sarà possibile vedere quali documenti sono stati accolti con segnalazione di avviso o non accolti.

  • Accolti con segnalazione di avviso: da inviare nuovamente in variazione dopo la correzione
    (solitamente codici fiscali errati che vanno sistemati nelle schede dei singoli pazienti).
  • Non accolti: da inviare nuovamente in inserimento dopo la correzione (fatture doppie o altro).

Nel caso vengano riscontrate le segnalazioni come indicato sopra bisogna procedere a effettuare un nuovo invio tramite il pulsante “Nuovo” impostando la stessa configurazione e le stesse date di ricerca.

Una volta selezionate, tramite i pulsanti a lato della griglia, sarà necessario indicare se i documenti
devono essere inviati come:

Una volta selezionate, tramite i pulsanti a lato della griglia, sarà necessario indicare se i documenti
devono essere inviati come: