Fattura Elettronica: semplifica l’invio con il portale SdI

La fatturazione elettronica prevede un processo tecnico ben definito per l’emissione e l’invio delle fatture tramite il Sistema di Interscambio (SdI). In questo articolo analizziamo come funziona l’invio operativo delle fatture elettroniche, quali sono le principali modalità di trasmissione allo SdI e in che modo l’utilizzo di un portale dedicato può semplificare la gestione quotidiana.

Per una panoramica completa sugli obblighi e sulle specificità normative della fatturazione elettronica nel settore sanitario, è possibile consultare l’approfondimento dedicato.

Fatturazione elettronica: emissione e fasi principali

La fatturazione elettronica, già adottata da tempo nelle transazioni con la Pubblica Amministrazione, è diventata obbligatoria anche per le operazioni tra privati (B2B) a partire dal 1° gennaio 2019. Introdotta dalla Legge di Bilancio 2018, questa misura ha come obiettivi principali il contrasto all’evasione fiscale, la lotta alle frodi IVA e la promozione della dematerializzazione dei documenti.

Dal 1° gennaio 2019, tutte le transazioni commerciali tra imprese e professionisti (B2B) devono essere fatturate in formato elettronico. Questo cambiamento non solo semplifica gli adempimenti fiscali, ma contribuisce anche a ridurre i costi amministrativi.Il processo di emissione di una fattura elettronica B2B segue le stesse fasi di una normale transazione commerciale, con l’unica differenza che la fattura deve essere generata in formato XML e inviata al cliente tramite il Sistema d’Interscambio (SdI).

Le fasi principali della fatturazione elettronica sono:

• Generazione della fattura: creazione del documento in formato XML.
• Trasmissione del documento: invio della fattura elettronica tramite il Sistema d’Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate.

Conservazione: archiviazione digitale della fattura elettronica in conformità con le normative vigenti.

Cos’è e come funziona il Sistema di Interscambio (SdI)

Il Sistema di Interscambio (SdI) è il sistema informatico dell’Agenzia delle Entrate, che gestisce l’invio delle fatture elettroniche. Funziona come un “postino virtuale“, ricevendo le fatture in formato XML, verificandone la correttezza e inviandole al destinatario giusto.

Per avere validità legale, tutte le fatture elettroniche devono essere trasmesse tramite il Sistema di Interscambio. Se una fattura non passa dallo SdI, non viene considerata valida.Chi emette una fattura non deve inviarla direttamente al cliente (salvo nel caso di una copia di cortesia), ma deve trasmetterla al Sistema d’Interscambio entro 12 giorni. Sarà poi lo SdI a recapitarla al destinatario.

Il ruolo dello SdI nel processo di fatturazione elettronica è fondamentale:

• Ricezione: accoglie i file XML delle fatture elettroniche, sia tramite canali telematici accreditati che attraverso la Posta Elettronica Certificata (PEC).
• Verifica: controlla che il formato del file sia corretto e che tutti i dati necessari siano presenti, secondo le specifiche tecniche richieste.
• Recapito: se la verifica è positiva, lo SdI posiziona le fatture nell’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi” e le invia al destinatario tramite il suo indirizzo telematico.

Notifiche: invia messaggi di notifica riguardo l’avvenuto recapito o eventuali problematiche riscontrate.

Come inviare una fattura elettronica allo SdI

La fattura elettronica deve essere trasmessa al Sistema di Interscambio (SdI) dal cedente o da un suo intermediario. La trasmissione dei file XML può avvenire in diversi modi:

• Posta Elettronica Certificata (PEC): la fattura elettronica può essere inviata come allegato in un messaggio PEC all’indirizzo “[indirizzo email rimosso]”.
• Interfaccia Web “Fatture e Corrispettivi”: è possibile utilizzare l’interfaccia web del sito dell’Agenzia delle Entrate. Per accedere, è necessario disporre delle credenziali Entratel o Fisconline, o di una Carta Nazionale dei Servizi (CNS) abilitata ai servizi telematici. È disponibile anche un’app per dispositivi mobili che richiede le stesse credenziali.
• Web-Service e FTP: questa modalità è ideale per le aziende che vogliono creare un canale telematico dedicato e costantemente attivo tra i propri server e lo SdI. Le aziende possono sviluppare portali che si interfacciano direttamente con lo SdI.

Un esempio di questa modalità è il portale SolutionsDoc, con il quale abbiamo integrato il nostro programma SwMain. 

Grazie a questa integrazione, potrai inviare direttamente da SwMain le fatture emesse ai pazienti, che transiteranno automaticamente su SolutionsDoc e saranno poi trasmesse al Sistema d’Interscambio. 

Perché usare un portale nella gestione delle fatture elettroniche

Quando il volume delle fatture annuali cresce, gestirle tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate o l’invio con PEC può diventare lungo e poco pratico. In questo contesto, un portale per la fatturazione elettronica rappresenta una soluzione preziosa, agendo come un “postino digitale” per le tue fatture.

Un portale come SolutionsDoc offre funzionalità essenziali per semplificare la gestione delle fatture elettroniche:

• Invio delle fatture: il portale permette di inviare le fatture elettroniche al Sistema di Interscambio (SdI), sia singolarmente che in pacchetti. Prima dell’invio, SolutionsDoc esegue un controllo formale per verificare la correttezza dei dati (anche se il controllo definitivo è effettuato dallo SdI). Dopo l’invio, il portale fornisce una ricevuta dell’Agenzia delle Entrate con la data e l’ora di ricezione da parte dello SdI e di consegna al destinatario, se avvenuta.
• Ricezione delle fatture: oltre a gestire l’invio, il portale si occupa anche della ricezione delle fatture elettroniche emesse dai fornitori. Per riceverle, basta comunicare al fornitore il proprio Codice Destinatario, che funge da “indirizzo” a cui lo SdI invierà le fatture. SolutionsDoc fornisce un Codice Destinatario che, una volta comunicato ai fornitori, consente lo SdI di inviare direttamente le fatture d’acquisto al gestionale integrato, semplificando così l’inserimento manuale.

Anche se non obbligatorio (è possibile gestire le fatture direttamente nel portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate), l’uso di un portale come SolutionsDoc semplifica notevolmente il lavoro di gestione dei documenti. Grazie all’integrazione con il nostro programma gestionale SwMain, l’invio delle fatture allo SdI avviene tramite una semplice utility all’interno del software. 

Inoltre, per la ricezione delle fatture, il Codice Destinatario comunicato ai fornitori consente a SolutionsDoc di ricevere automaticamente le fatture d’acquisto e inserirle nel portale, evitando così il lavoro manuale.

Con SolutionsDoc puoi ottenere anche altri vantaggi:

• Conservazione digitale: la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche è un processo regolato dalla legge che consente di archiviare i documenti per 10 anni, mantenendo la loro integrità e validità legale. SolutionsDoc offre questo servizio, con il beneficio di risparmiare tempo, spazio e costi.
• Condivisione con il commercialista: una funzionalità utile di SolutionsDoc è la possibilità di condividere le credenziali con il commercialista, permettendogli di monitorare in tempo reale lo stato delle fatture, gestire lo scadenziario e scaricare i documenti. Questo facilita la collaborazione e la gestione della contabilità.

Gestione di più portali per la fatturazione elettronica

È importante sapere che è possibile acquistare più di un portale per i servizi di fatturazione elettronica. 

Sebbene sia più comodo unificare tutto in un unico portale che gestisca sia la trasmissione che la ricezione delle fatture elettroniche, è comunque possibile scegliere di utilizzare più portali per differenti esigenze. 

Ad esempio, potresti utilizzare un portale X per inviare le fatture e un portale Y per ricevere quelle di acquisto. In alternativa, puoi optare per un terzo portale Z, dedicato specificamente alle fatture di un fornitore particolare.

Nel portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate, ogni contribuente può registrare il proprio canale telematico preferito e prevalente. In pratica, se registri un indirizzo (con il relativo codice destinatario), lo SdI recapiterà tutte le fatture elettroniche dei tuoi fornitori a quel canale, semplificando ulteriormente la gestione.

Se inizialmente ti sei sentito sopraffatto dalla complessità della fatturazione elettronica, spero che questo articolo ti abbia rassicurato. Come hai visto, il processo è piuttosto semplice e, una volta compresi i concetti fondamentali, si trasforma in un’opportunità per la tua attività.

Ricapitoliamo i punti principali:

• Formato XML: le fatture elettroniche devono essere create in formato XML. I moderni software di fatturazione, come il nostro gestionale per studi dentistici e medici SwMain, semplificano enormemente questo passaggio, generando automaticamente i file necessari.
• Invio allo SdI: dopo aver emesso la fattura, dovrai inviarla al Sistema di Interscambio (SdI). Puoi farlo tramite PEC oppure, in modo più efficiente, utilizzando un portale come SolutionsDoc, che automatizza l’intero processo, fungendo da intermediario tra te e lo SdI.
• Conservazione Digitale: l’ultimo passaggio riguarda la conservazione digitale delle fatture, conforme alle normative. SolutionsDoc ti offre un servizio sicuro e regolamentato per archiviare i tuoi documenti.

SwMain è il tuo alleato ideale, guidandoti in ogni fase del processo: dalla creazione delle fatture, all’invio, alla ricezione e conservazione, grazie alla sua interfaccia intuitiva e all’integrazione con SolutionsDoc, che ti permette di risparmiare tempo e ridurre al minimo il rischio di errori.

Con soluzioni moderne e intuitive, come quelle offerte dal nostro software, affrontare la fatturazione elettronica diventa un processo facile e veloce. Con l’integrazione di strumenti avanzati, sarai in grado di semplificare ogni fase, mantenendo la tua azienda sempre in regola.

Domande Frequenti sulla Fattura Elettronica con il Sistema SdI

La nostra azienda: Simple Work

Da oltre 35 anni Simple Work sviluppa soluzioni software per il settore medico e odontoiatrico. Azienda 100% italiana, opera dal 1988 in stretta collaborazione con i professionisti del settore ed è riconosciuta come “I Pionieri del Software Medico”.

Il gestionale SwMain è il cuore dell’offerta, affiancato da servizi di assistenza e strumenti per la comunicazione con i pazienti, come il servizio Segreteria SMART e l’integrazione con il modulo WhatsApp.

La fiducia dei clienti si riflette nelle recensioni a 5 stelle su Trustpilot. Scopri di più nella sezione La nostra storia e resta aggiornato seguendo Simple Work sui canali social.

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