Invio Sistema TS in errore: come risolvere subito

Se l’invio al Sistema TS va in errore, devi capire rapidamente dove nasce il problema e cosa fare.

In questa guida per studi medici e dentistici trovi: come leggere l’esito, interpretare i codici più frequenti, cosa controllare in SwMain e quando reinviare (e con quale modalità).

Questa guida riguarda solo aspetti tecnici e amministrativi dell’invio dati al Sistema Tessera Sanitaria (Sistema TS) tramite gestionale. Non fornisce né sostituisce indicazioni cliniche o mediche.

Errori più frequenti del Sistema TS e cosa significano

Se vedi un codice errore sul Sistema TS, parti dal codice: capisci cosa significa e dove intervenire. I dettagli operativi sono nelle sezioni successive.

Codice	Categoria	Cosa significa	Dove guardare	Vedi sezione
005	Credenziali / PIN / proprietario	PIN del medico errato o non valido: il PIN associato al medico non è corretto, è scaduto o non è più attivo.	Credenziali usate sul portale Sistema TS e dati dell’operatore di fatturazione nel gestionale (es. SwMain).	Problemi di accesso e credenziali al Sistema TS
010	Credenziali / PIN / proprietario	Codice fiscale proprietario diverso dall’utente che invia: il codice fiscale del soggetto che invia non coincide con quello che risulta proprietario/abilitato presso il Sistema TS.	Anagrafica operatore di fatturazione e configurazione spesa sanitaria nel gestionale.	Problemi di accesso e credenziali al Sistema TS
109	Credenziali / PIN / proprietario	Dati del soggetto che invia formalmente errati: uno o più dati del medico/struttura (CF, P.IVA, ecc.) non rispettano i controlli formali TS.	Anagrafica dell’operatore di fatturazione, confrontandola con i dati registrati sul Sistema TS.	Problemi di accesso e credenziali al Sistema TS
S003	Date / periodo / coerenza	Date o periodo non coerenti: la combinazione di date (documento, pagamento, periodo) non è ammessa dalle regole TS.	Data documento, data pagamento/saldo e periodo di invio.	Scarto su un singolo documento: cosa controllare
S011	Struttura documento / tracciato	Documento o file non conforme al tracciato: mancano dati obbligatori oppure il documento non rispetta il formato previsto.	Campi obbligatori del documento, impostazioni di esportazione / invio nel gestionale.	Scarto su un singolo documento: cosa controllare
S012	Tipo spesa	Tipo spesa non previsto o non ammesso: il codice “tipo spesa” indicato non è valido per quel soggetto o per quella operazione.	Tipo spesa delle prestazioni associate al documento nel gestionale.	Scarto su un singolo documento: cosa controllare
S056	Tipo documento / date	Incongruenze tra tipo documento e date: tipo di documento e relative date (emissione, saldo, periodo) non sono compatibili tra loro.	Tipo documento selezionato e tutte le date collegate.	Scarto su un singolo documento: cosa controllare
W003	Codice fiscale cittadino	Codice fiscale cittadino non presente in archivio TS: il codice fiscale del paziente non viene riconosciuto dagli archivi del Sistema TS (Accettata con segnalazione, dovrà essere inviata nuovamente con modalità “Variazione”).	Codice fiscale del paziente in anagrafica; verifica con il paziente che sia corretto e completo.	Scarto su un singolo documento: cosa controllare
S024	Anagrafica proprietario / P.IVA	P.IVA non assegnata al proprietario: la partita IVA indicata non risulta associata al soggetto che invia i dati.	Anagrafica del medico/struttura e dati fiscali comunicati all’Agenzia/TS.	Duplicati, rettifiche, annulli e rimborsi
S041	Ruoli paziente / proprietario	Codice fiscale paziente uguale a quello del proprietario (non ammesso): il Sistema TS non accetta che gli vengano inviate fatture dove il proprietario e il destinatario della fattura coincidono.	Ruoli assegnati in anagrafica (paziente, intestatario, proprietario) e collegamenti nel documento.	Duplicati, rettifiche, annulli e rimborsi
S017	Duplicati	Documento fiscale già presente: stai cercando di inviare un documento che il Sistema TS ha già registrato.	Storico invii e presenza di documenti duplicati nel gestionale (stesso numero, data, importo).	Duplicati, rettifiche, annulli e rimborsi
S016	Rimborsi	Documento da rimborsare non trovato: stai inviando una nota di accredito (rimborso) ma non esiste sul Sistema TS la fattura collegata.	Collegamento tra documento di rimborso e documento originario trasmesso al TS.	Duplicati, rettifiche, annulli e rimborsi
S022	Variazioni	Documento da variare non trovato: la rettifica o variazione che stai inviando non trova il documento originale a cui agganciarsi.	Stai cercando di inviare come “Variazione” un documento che il Sistema TS non ha mai ricevuto in “Inserimento”, quindi non trova l’originale a cui agganciarsi.	Duplicati, rettifiche, annulli e rimborsi
S026 S028 S037	Variazioni / periodi	Problemi nella gestione di variazioni e periodi: la variazione o l’annullo che stai inviando non è ammesso (documento non trovato, periodo fiscale non più modificabile, legame con l’originale non corretto).	Tipo di operazione scelta (annullo, rettifica) e anno di competenza.	Duplicati, rettifiche, annulli e rimborsi
E011	Invio in blocco / fornitura	File o fornitura non conforme (es. per date): l’intero lotto non rispetta una regola di struttura o coerenza (spesso legata alle date o al tracciato).	Insieme dei documenti nel blocco, con attenzione a date e formato del file.	Invio in blocco scartato: come trovare il documento che blocca tutto
E016	Invio in blocco / fornitura	Fornitura interamente scartata: tutti i documenti dell’invio in blocco vengono rifiutati; in genere uno o pochi documenti “sbagliati” bloccano il resto.	Elenco documenti del blocco, cercando quello che genera l’errore (anche tramite invii parziali/singoli).	Invio in blocco scartato: come trovare il documento che blocca tutto

Cosa significa “invio in errore” nel Sistema TS

Quando parliamo di “invio in errore” al Sistema TS non parliamo sempre della stessa cosa. Possono esserci problemi prima che il file parta dal gestionale, oppure errori restituiti dopo che il Sistema TS ha ricevuto e controllato i dati. Nel primo caso l’errore nasce nel software (configurazione, credenziali, dati mancanti); nel secondo caso l’errore arriva come risposta ufficiale del Sistema TS.

Dopo l’invio, il Sistema TS può restituire solo alcuni esiti principali:

• Accolto senza segnalazione: l’invio è andato a buon fine, i documenti non hanno bisogno di revisione e sono stati accolti correttamente.
  
• Accolto con segnalazioni di avviso: il documento è stato registrato, ma ci sono avvisi su alcuni dati; non è uno scarto, ma dovranno essere corretti.
  
• Non accolto: il documento o il file non sono stati accettati; finché non correggi l’errore e ripeti l’invio, quelle spese non risultano trasmesse.
  

Un altro elemento da tenere presente è come invii i dati: puoi farlo documento per documento (invio singolo) oppure tutti insieme per un periodo (invio in blocco/lotto). Se il blocco viene scartato, spesso è sufficiente isolare e correggere il singolo documento che genera l’errore e poi ripetere l’invio.

Riconoscere subito il tipo di errore: guida veloce

Per capire come intervenire, la prima cosa è riconoscere in quale gruppo rientra l’errore. Puoi farlo partendo da una domanda semplice: “in quale momento vedo il problema e cosa succede all’invio?”.

• Non riesci ad accedere o ad autenticarti
  Se l’errore compare prima ancora di scegliere cosa inviare (problemi di login, PIN, certificati, codice 500 o simili), sei quasi sempre davanti a un errore di accesso o credenziali. In questo caso il Sistema TS non riceve proprio i dati: dovrai concentrarti sulla configurazione dell’utenza.
  
• L’invio risulta “accolto con segnalazioni”
  Se il gestionale o il portale TS mostrano esito positivo ma accompagnato da avvisi, sei davanti a segnalazioni (warning). I dati sono stati registrati, ma ci sono informazioni incomplete o non ottimali;  i dati andranno corretti e reinviati in modalità variazione.
  
• Solo alcuni documenti risultano scartati
  Se l’invio è partito, ma uno o più documenti hanno esito “non accolto” con un codice specifico, il problema è sul singolo documento (compilazione, anagrafica, duplicato, logica di rimborso). Qui il lavoro è: individuare il documento, correggere il dato alla fonte e ripetere l’invio solo per quel documento.
  
• L’intero invio in blocco viene respinto
  Se l’esito indica che è stato scartato tutto il blocco (lotto), il Sistema TS ha trovato un errore che invalida l’intero file. Di solito è uno o pochi documenti “difettosi” che bloccano tutti gli altri: la strategia è spezzare il blocco, testare i documenti in invio singolo e correggere quelli che causano lo scarto.
  

Una volta capito in quale di questi quattro casi ti trovi, puoi passare alla sezione dedicata e seguire solo i controlli e le correzioni che ti servono, senza perdere tempo sul resto.

Problemi di accesso e credenziali al Sistema TS

Se l’errore compare prima di scegliere cosa inviare, il problema è su accesso, credenziali o abilitazioni: ha senso concentrarsi su chi invia e con quali dati.

Cause tipiche di errore di accesso

• username, password o PIN del medico non corretti o non aggiornati;
  
• cambio credenziali sul portale TS non riportate nel gestionale;
  
• utente non abilitato all’invio per quello specifico codice fiscale o struttura;
  
• certificato o modalità di autenticazione non più validi.

Cosa fare per risolvere e riprovare l’invio

• Aggiorna nel gestionale le credenziali (password, PIN, eventuali codici) in modo che coincidano con quelle attive sul Sistema TS.
  
• Accedi direttamente al portale TS con le stesse credenziali per verificare che l’utenza sia effettivamente funzionante e abilitata.
  
• Verifica che nel profilo operatore di fattura siano inseriti codice fiscale, dati di accesso e PIN coerenti con quelli usati sul portale TS.
  

Finché non superi l’accesso, nessuna correzione sui documenti risolve: passa alle sezioni successive solo dopo che il collegamento gestionale–Sistema TS è stabile.

Scarto su un singolo documento: cosa controllare

Quando uno o più documenti risultano scartati, l’errore riguarda quel record. Obiettivo: trovare il campo che viola tracciato/controlli TS e correggere alla fonte prima del reinvio.

1. Controlli sul documento

Date / pagamento

• Controlla coerenza tra data emissione e data pagamento (data ricevuta): errori qui portano spesso a S003.
  

Campi obbligatori e formato (tracciato/XSD)

• Se mancano campi obbligatori o il file/documento non rispetta lo schema, TS restituisce errori di conformità.
  

Tipo spesa / codifiche ammesse

• Verifica che il tipo spesa sia valorizzato e appartenga ai valori ammessi dal tracciato: un tipo spesa non conforme genera S012.
  

Duplicati lato identificativi

• Se il record risulta già presente (identificativi già trasmessi), TS può restituire un errore come S017.
  
  Esempi collegati: S003, S011, S012, S017.

2. Controlli sull’anagrafica collegata

Se il documento sembra corretto, passa ai soggetti collegati:

Paziente / cittadino

Verifica che il CF sia formalmente corretto: se non rispetta le regole, può emergere S011. Se è corretto ma non presente in archivio TS, rientra nei warning: W003 (segnalazione, non scarto).

Intestatario / pagatore (se diverso)

Controlla che CF sia formalmente corretto e coerente con l’anagrafica. Nota operativa: un CF valido di per sé non è tipicamente causa di scarto TS; qui il controllo serve a evitare incoerenze e correzioni successive.

Erogatore / struttura

Verifica coerenza con quanto risulta abilitato all’invio e con le modalità operative (inserimento/variazione/cancellazione).

3. Correggere e reinviare nel modo giusto

Correggi il dato alla fonte

• Se l’errore riguarda dati anagrafici del paziente (es. CF), ricontrolla con il paziente tutti i dati identificativi necessari (CF + elementi anagrafici che possono generare errori di composizione/attribuzione) e poi aggiorna l’anagrafica nel gestionale.
  
• Se l’errore riguarda campi del documento (date, tipo spesa, ecc.), correggi il documento secondo le procedure del gestionale.
  

Reinvia solo il documento interessato (prima in singolo)

Effettua un reinvio del singolo documento per verificare che l’esito diventi positivo e che il codice errore non ricompaia. (La distinzione “singolo documento” vs “file con più documenti” è esplicitata nelle modalità sincrona/asincrona di invio.)

Se hai molti “accolti con segnalazione” (warning W)

I warning (W) non sono scarti. Se devi allineare dati corretti verso TS su documenti già acquisiti, usa le operazioni previste (variazione/cancellazione) secondo la modalità supportata dal flusso.

Evita di reinviare blocchi completi senza correzione
Finché il singolo documento contiene l’errore, continuerà a produrre esiti negativi: lavorare prima sul documento riduce tentativi falliti e rende più leggibile lo storico invii.

Duplicati, rettifiche, annulli e rimborsi

Molti errori non dipendono da un dato “sbagliato”, ma dal fatto che stai tentando di reinserire, variare o rimborsare un documento in modo non coerente con quanto il Sistema TS ha già registrato.

Documento già trasmesso (duplicati)

Se il messaggio indica che il documento è già presente o duplicato, di solito significa che stai tentando un nuovo invio su un documento già acquisito.

Codice tipico

Codice tipico: S017 – Documento fiscale già presente
Cosa fare

• Controlla nello storico invii (SwMain/portale) se numero/data/importo risultano già comunicati.
  
• Se è già stato trasmesso correttamente, non reinviarlo come inserimento.
  

Correggere un documento già inviato (rettifiche e annulli)

Per correggere un documento già acquisito dal Sistema TS, non rimandare lo stesso documento: usa le operazioni previste (rettifica/annullo).

Codici che ti riportano qui

• S022 – Documento da variare non trovato (tentativo di “Variazione” su documento mai inviato in “Inserimento”).
  
• S026 / S028 / S037 – Problemi nella gestione di variazioni e periodi (operazione non ammessa, legame errato, vincoli sul periodo).
  

Regola pratica

• Se il documento era Scartato → correggi e reinvia come “inserimento”.
  
• Se era Accolto o Accolto con segnalazioni → correggi con variazione/annullo (non come nuovo inserimento).

Rimborsi (note di accredito) e coerenza con l’originale

I rimborsi vanno gestiti come operazioni collegate all’originale.
Codice tipico: S016 – Documento da rimborsare non trovato
Cosa fare

• Verifica che la fattura originaria sia stata acquisita dal TS.
  
• Usa la procedura di rimborso/nota di credito del gestionale, collegandola all’originale quando richiesto.
  

Prima di riprovare: controlla la “storia” del documento

Prima di nuovi tentativi chiediti:

• È già stato inviato? con che esito (Accolto / Scartato / Accolto con segnalazioni)?
  
• Sto facendo un inserimento su qualcosa che TS considera già presente (S017)?
  
• Sto facendo una variazione su qualcosa che TS non trova (S022) o non consente più modificare (S026/S028/S037)?

Invio in blocco scartato: come trovare il documento che blocca tutto

In invio in blocco basta una sola fattura con un errore bloccante perché il Sistema TS scarti l’intera fornitura: non passa nulla finché non rimuovi l’errore.

Come riconoscerlo (subito)

Lo capisci perché l’esito/ricevuta parla di fornitura/file scartato e trovi codici come:

• E011 (file/fornitura non conforme).
  
• E016 (fornitura interamente scartata).
  

Metodo pratico per isolare il documento bloccante

L’unico metodo affidabile è spezzare l’invio:

1. Ripeti l’invio con un blocco più piccolo (ad esempio metà dei documenti).
   
2. Se quel blocco viene scartato, l’errore è lì dentro; se passa, è nell’altra metà.
   
3. Continua a ridurre finché arrivi alla singola fattura che fa scattare lo scarto.
   

Correggi e reinvia senza confusione

Una volta individuata la fattura bloccante:

• Correggi il dato alla fonte (documento o anagrafica collegata).
  
• Ricrea l’invio e reinvia il blocco (perché lo scarto era sull’intero invio).
  

Regola pratica: evita di reinviare più volte lo stesso blocco “sporco”. Meglio un ciclo breve: isolo → correggo → reinvio blocco.

Controlli da fare prima di inviare al Sistema TS

Molti errori si evitano con una checklist breve, sempre uguale, da fare prima di premere “Invia”.

1) Accesso e configurazione TS

• L’utenza TS usata per l’invio è attiva e funziona anche sul portale TS.
  
• Credenziali/PIN inseriti nel gestionale sono aggiornati e coerenti con quelli del portale.
  
• Stai usando l’utenza corretta per quel proprietario/struttura (se inviate per più soggetti/strutture).
  

2) Anagrafiche (prima causa di warning/scarti ripetuti)

• CF del paziente presente e formalmente corretto.
  
• Se esiste un intestatario/pagatore diverso: CF o P.IVA formalmente corretti (non è tipicamente causa di scarto se validi, ma evita correzioni dopo).
  
• Dati dell’erogatore/struttura coerenti con quelli registrati/abilitati per l’invio TS.
  

3) Dati del documento

• Date compilate e coerenti (documento + pagamento/saldo, secondo il vostro flusso).
  
• Campi obbligatori completi e formato coerente (niente “buchi” che portano a non conformità).
  
• Tipo documento e tipo spesa selezionati correttamente.
  
• Evita documenti “di prova” o non definitivi dentro un invio in blocco.
  

4) Duplicati, variazioni/cancellazioni, rimborsi

• Prima di inviare, controlla che il documento non risulti già trasmesso (rischio duplicati tipo S017).
  
• Se devi correggere un documento già acquisito dal TS: usa le funzioni di variazione/cancellazione del gestionale (non reinvio come nuovo inserimento).
  
• Per rimborsi/note di accredito: verifica che l’operazione sia gestita come rimborso e che sia collegabile al documento originario (altrimenti rischi errori tipo “documento da rimborsare non trovato”).
  

Usare questa checklist come passo fisso riduce scarti e tentativi a vuoto e rende più controllabile lo storico invii.

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