Quando si cerca un nuovo gestionale, la decisione non è mai semplice. Oltre alle funzionalità di base, ci sono aspetti cruciali che spesso emergono solo quando si inizia davvero a usare il programma: facilità d’uso, assistenza continua, automazioni efficaci, e soprattutto la capacità di adattarsi alle esigenze specifiche del vostro studio.
Un buon software gestionale non deve solo rispondere alle necessità di oggi, ma deve anche anticipare i bisogni futuri, supportare la crescita dello studio e semplificare il lavoro quotidiano.
Una delle principali preoccupazioni è il tempo: quanto rapidamente ci si potrà adattare al nuovo sistema? Ci sono poi domande tecniche che dentisti, responsabili di studio e imprenditori non possono ignorare: il software è compatibile con i programmi radiografici? Permette una gestione fluida delle fatture senza errori? Dal punto di vista gestionale, offre statistiche dettagliate per monitorare chiaramente l’andamento dello studio?
In questo articolo risponderemo a tutte queste domande, illustrando le 8 esigenze più comuni di uno studio prima di acquistare un gestionale e come SwMain le soddisfa in modo completo ed efficace.
Elenco contenuti
1. Messaggistica ai pazienti
Comunicare in modo efficace con i pazienti riguardo agli appuntamenti è fondamentale per ogni studio, poiché riduce significativamente i “no-show” e ottimizza l’organizzazione delle giornate.
Alcuni software gestionali, come il nostro SwMain, permettono di inviare promemoria ai pazienti via SMS o WhatsApp con pochi clic.
Molti programmi gestionali ormai permettono l’invio di promemoria tramite WhatsApp, ma spesso si affidano a WhatsApp Business, che non consente invii massivi. Per esempio, non è possibile inviare un promemoria a tutti i pazienti per il giorno successivo. Con WhatsApp Business, i messaggi vengono inviati uno per uno.Assicuratevi quindi di scegliere un gestionale come SwMain che possa offrirvi un servizio di integrazione WhatsApp, capace di automatizzare gli invii senza dovervi preoccupare di scrivere un testo per ogni messaggio né di aprire una chat per ciascun paziente.
2. Assistenza
Quando si integra un software gestionale nel proprio studio, è essenziale valutare il tipo di assistenza offerta.
A cosa serve avere un ottimo gestionale se poi non si è supportati correttamente in caso di necessità? È quindi opportuno chiedersi:
- L’assistenza è illimitata o prevede un monte ore?
- Si può parlare direttamente con un operatore o si deve prima interagire con una chat automatizzata?
- Sono garantiti aggiornamenti frequenti per la sicurezza dei dati e la stabilità delle performance del software?
- Gli operatori sono preparati e cortesi? L’assistenza è certificata da recensioni?
Noi di Simple Work siamo i più recensiti in Italia su Trustpilot, offrendo un servizio di assistenza puntuale e di qualità.
3. Grafica intuitiva per preventivi e scheda clinica
Passare da una gestione cartacea a un software gestionale o cambiare programma richiede un processo di adattamento. Un buon gestionale deve essere completo ma al tempo stesso intuitivo e facile da usare.
Grazie a SwMain, è possibile personalizzare diverse parti del programma per adattarle al proprio flusso di lavoro. Potete scegliere in che ordine vengono mostrati gli elementi più importanti del programma (appuntamenti, fatture, trattamenti) e decidere quali informazioni mostrare o nascondere. Questo vi permette di lavorare nel modo più efficiente e organizzato possibile.
4. Statistiche e dashboard
Oggi non basta essere buoni dentisti per garantire il successo dello studio. È importante monitorare la situazione economica e ottimizzare il lavoro per massimizzare i profitti.
Grazie alle statistiche di SwMain, è possibile analizzare la produttività dello studio e individuare le aree che generano più guadagni o che richiedono miglioramenti. Oltre a fornire dati dettagliati con le numerose ricerche, SwMain dispone di una dashboard che aiuta a recuperare opportunità altrimenti perse.
Attraverso la dashboard è possibile:
- Identificare pazienti da richiamare per riempire buchi in agenda.
- Visualizzare pazienti dormienti che non si presentano da un po’.
- Seguire pazienti con rate scadute.
- Controllare i preventivi non ancora accettati.
5. Compilazione dati online
L’obiettivo di ogni studio è aumentare il numero di pazienti, ma questo porta inevitabilmente a un aumento del lavoro amministrativo. Per ogni nuovo paziente, la segreteria deve creare una scheda anagrafica e raccogliere i dati anamnestici, che il medico potrà discutere e firmare insieme al paziente .
SwMain facilita questo processo grazie al servizio di Segreteria SMART, che consente ai pazienti di compilare i moduli online. Potete inviare un messaggio di promemoria con le informazioni da compilare alcuni giorni prima dell’appuntamento, oppure inviare i moduli direttamente sul cellulare o tablet del paziente quando arriva in studio, così che possa compilarli mentre è in sala d’attesa.
Questa funzione riduce drasticamente il tempo e il lavoro della segreteria.
6. Collega radiografici
Molti studi usano programmi per elaborare immagini radiografiche. Il passaggio da un programma gestionale a uno radiografico può essere scomodo e dispendioso in termini di tempo.
Con SwMain, non dovete più abbassare il gestionale e aprire il software radiografico per cercare lo stesso paziente in due sistemi diversi. Basta un clic nella scheda clinica per avviare il programma radiografico e lavorare direttamente sulle immagini.
Assicuratevi quindi che il software gestionale scelto sia compatibile con il software radiografico del vostro studio.
7. Fatture
La fatturazione è un aspetto fondamentale del lavoro in uno studio dentistico.
Un buon gestionale deve soddisfare tre requisiti per rendere efficiente la gestione delle fatture:
- Semplicità nella creazione delle fatture.
- Analisi del fatturato.
- Esportazione delle fatture.
SwMain rende il processo di creazione delle fatture rapido e senza errori, grazie all’inserimento automatico di dati come la data, il numero e il bollo. È anche possibile memorizzare annotazioni da includere in fattura, accelerando ulteriormente il processo.
Offriamo diverse modalità di ricerca per monitorare le fatture emesse e i pagamenti in sospeso, con la possibilità di gestire le rate dei pazienti.
Le fatture possono essere condivise facilmente con il commercialista tramite email o esportate in blocco nel formato più adatto al software del commercialista.
SwMain permette anche il download delle fatture in formato PDF, Excel o XML, compatibili con la fatturazione elettronica.Inoltre, offre un sistema per l’invio delle fatture al sistema TS per il 730 pre-compilato e per stampare la ricevuta di avvenuto invio.
8. Agenda cloud
Molti studi dentistici cercano un gestionale cloud per poter controllare l’agenda ovunque. SwMain permette di integrare la propria agenda con Google Calendar, consentendo di accedere all’agenda da qualsiasi dispositivo.
Con questa integrazione, è possibile condividere l’agenda con chi si desidera, selezionando quali informazioni mostrare (ad esempio, nascondendo il numero di telefono del paziente) e limitando determinate funzionalità per alcuni utenti, come la cancellazione o la modifica degli appuntamenti.
Scegliere il nuovo gestionale giusto per voi, può migliorare ogni aspetto del vostro studio, dalla gestione degli appuntamenti all’ottimizzazione delle risorse. Valutando le esigenze principali, come la comunicazione con i pazienti e il supporto tecnico, troverete una soluzione che semplifica il lavoro quotidiano.
Utilizzando SwMain, ogni operazione diventa più efficiente, permettendovi di concentrarvi sulla cura dei vostri pazienti.
La nostra azienda: Simple Work
Da oltre tre decenni, Simple Work è al servizio del settore medico, sviluppando software dedicati ai dentisti sin dal 1988. La nostra lunga storia come azienda 100% italiana e la stretta collaborazione con i professionisti del settore ci hanno conferito il titolo di “I Pionieri del Software Medico“.
Il nostro software gestionale SwMain è il cuore pulsante dell’azienda, inoltre offriamo servizi di assistenza affidabili e la possibilità di arricchire la comunicazione con i pazienti attraverso l’invio di messaggistica con il servizio Segreteria SMART e l’integrazione con il modulo WhatsApp.
Per conoscere meglio il percorso di crescita di Simple Work, ti invitiamo a esplorare La nostra storia.
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