Ottimizza la segreteria con SwMain: più tempo e efficienza

La segreteria di uno studio dentistico è un elemento cruciale per garantire il corretto funzionamento dell’intero studio. Tuttavia, le numerose attività quotidiane, come la gestione delle chiamate, la documentazione e l’organizzazione degli appuntamenti, possono risultare complesse e dispendiose in termini di tempo. 

SwMain è il software gestionale che semplifica e ottimizza queste operazioni, digitalizzando i processi più critici e migliorando l’efficienza. Con funzionalità come l’invio di promemoria via SMS o WhatsApp, la conferma automatica degli appuntamenti e la gestione digitale dei consensi e dei documenti, SwMain aiuta a ridurre gli errori, risparmiare tempo e aumentare la produttività dello studio, garantendo un servizio di alta qualità per i pazienti.

Digitalizza la segreteria per velocizzare il lavoro

La segreteria di uno studio dentistico è il cuore pulsante dell’organizzazione. Ogni giorno, chi ci lavora deve affrontare una serie di attività che richiedono precisione, velocità e una buona gestione dello stress.

Le sfide più comuni sono:

• Sovraccarico di chiamate: prenotazioni, richieste di informazioni, modifiche di appuntamenti e richiami occupano gran parte della giornata, lasciando poco spazio per altre attività.
• Gestione dei documenti: cartelle cliniche, esami, consensi e dati anagrafici richiedono molto tempo, soprattutto se gestiti parzialmente o completamente su carta, con il rischio di smarrimento, danneggiamento o difficoltà nel reperire le informazioni quando necessario.
• Evitare di perdere appuntamenti: la dimenticanza dei pazienti è comune, ed evitare buchi in agenda è essenziale per evitare perdite finanziarie. Tenere traccia di tutti gli appuntamenti può diventare difficile senza un gestionale.

Tutte queste difficoltà possono aumentare lo stress, ridurre la produttività e compromettere la qualità del servizio.

Ed è qui che entra in gioco un gestionale per studi dentistici. SwMain è un software pensato per semplificare le attività quotidiane, ottimizzare la gestione dell’agenda e migliorare l’esperienza dei pazienti, aumentando al contempo la produttività dello studio.

Vediamo insieme alcune delle soluzioni che SwMain offre per velocizzare il lavoro in segreteria.

Invio promemoria appuntamenti con pulsante agenda

Immagina un mondo in cui non perdi più soldi a causa degli appuntamenti saltati dai pazienti. Un mondo in cui la tua segretaria possa dedicare più tempo ad attività più importanti, piuttosto che a rincorrere i pazienti per ricordargli la visita. Questo mondo è possibile grazie alla nostra soluzione di invio dei promemoria via SMS o WhatsApp.

Da dentro l’agenda di SwMain, con pochi click, puoi inviare un messaggio a tutti i pazienti che hanno prenotato una visita. Questo messaggio può contenere informazioni come:

• Data e ora dell’appuntamento.
• Nome del paziente.
• Link per confermare.
• Link per compilazione dei dati anagrafici del paziente.

Questo metodo d’invio ti farà risparmiare tempo e guadagnare di più rispetto all’opzione di telefonare o scrivere ai pazienti uno alla volta o peggio, di non inviare nessun tipo di memo. Inviare a tutti i pazienti un promemoria per gli appuntamenti porterà numerosi benefici al tuo studio dentistico, ma anche ai tuoi pazienti, che apprezzeranno la comodità di ricevere un promemoria direttamente sul loro cellulare, senza dover ricordare la data e l’ora della visita.

Altri vantaggi che riscontrerai come studio dentistico:

• Aumento della puntualità: i pazienti saranno più puntuali e ci saranno meno perdite di tempo in sala d’attesa, ottimizzando così la gestione della tua agenda appuntamenti.
• Aumento del fatturato: meno appuntamenti saltati significano maggiori entrate per il tuo studio.
• Miglioramento dell’immagine: un servizio efficiente e cordiale contribuisce a migliorare la reputazione del tuo studio e ad aumentare la fidelizzazione dei pazienti.
• Ottimizzazione delle risorse: il personale di segreteria non dovrà più perdere tempo a chiamare i pazienti o a scrivergli uno a uno. Potrà quindi dedicare maggiori risorse ad attività a più alto valore, come la consulenza ai pazienti o lo sviluppo dello studio.

Segreteria Smart: conferma appuntamenti

Sei stanco di inseguire i tuoi pazienti per confermare gli appuntamenti? La soluzione Segreteria Smart è quella che cercavi: di’ addio ai no-show e ottimizza la tua agenda con pochi clic.

Come funziona il servizio?

Quando invii un promemoria di appuntamento, il paziente riceve sul suo smartphone un messaggio via SMS o WhatsApp, con un link che lo porta su una pagina personalizzata creata appositamente per il tuo studio, che include anche il logo del tuo studio dentistico.

Cosa troverà il paziente nella pagina personalizzata?

• Informazioni chiare: nome, data e ora dell’appuntamento.
• Pulsante di conferma: con un clic, il paziente conferma la sua presenza.
• Indicazioni stradali: un link a Google Maps per raggiungere comodamente lo studio.
• Download appuntamento: il paziente può aggiungere direttamente l’appuntamento al proprio calendario.
• Informazioni sulla disdetta: istruzioni per modificare o cancellare l’appuntamento.

Grazie a Segreteria Smart, offri ai tuoi pazienti un servizio pratico e preciso, migliorando la reputazione del tuo studio. Il vero vantaggio, però, si vede dalla parte della segreteria. Ogni settimana, infatti, gli studi dentistici perdono soldi a causa dei no-show, ovvero i pazienti che non si presentano agli appuntamenti.

Scopri il nostro calcolatore e fai una stima di quanti soldi perdi ogni anno.

Per evitare questa perdita di fatturato, molti studi danno indicazioni alla segreteria per confermare la presenza dei pazienti, chiamandoli o inviando loro messaggi. Ma quanto tempo viene perso in questo processo? Non sarebbe meglio permettere ai vostri collaboratori di impiegare meglio il loro tempo in attività che aumentano davvero l’efficienza dello studio?

Per questo abbiamo studiato Segreteria Smart. Non sarà più necessario inseguire i pazienti: sarà il sistema a far sapere se confermeranno o meno l’appuntamento.

La tua agenda su SwMain si aggiornerà automaticamente, mostrandoti chi ha confermato e chi no.

Segreteria Smart: compilazione documenti

La gestione della documentazione dei pazienti è spesso un collo di bottiglia per gli studi dentistici. Si tratta di un passaggio fondamentale, ma che richiede tempo prezioso sia al paziente che allo staff, e può portare a errori di trascrizione o archiviazione se non gestito correttamente. Segreteria Smart – Compilazione documenti è la soluzione ideale per ottimizzare questo processo e migliorare la gestione del tuo studio dentistico.

Come funziona la compilazione documenti?

Prima della visita, puoi inviare al paziente un link tramite SMS o WhatsApp (anche insieme al promemoria per l’appuntamento). Cliccando sul link, il paziente accede a una pagina personalizzata, dove può compilare autonomamente i moduli richiesti dallo studio. Potrai scegliere se far compilare:

• Scheda anagrafica del paziente
• Modulo di autovalutazione anamnestica

In alternativa, puoi lasciare che sia SwMain a decidere quali moduli devono essere compilati, verificando automaticamente se le informazioni mancanti o l’anamnesi è scaduta e indirizzando il paziente alla sezione giusta.

I dati raccolti vengono poi integrati direttamente nella cartella clinica del paziente nel tuo gestionale, garantendo la massima accuratezza e un facile accesso per il dentista.

Con Segreteria Smart – Compilazione documenti, affrontiamo insieme a te le principali sfide degli studi dentistici:

• Perdita di tempo: digitalizzando la raccolta dei dati, liberi il tempo prezioso per il tuo staff.
• Errori di trascrizione: la compilazione online riduce il rischio di errori manuali.
• Gestione dei documenti: avrai accesso a tutti i dati dei pazienti in modo semplice e intuitivo.
• Soddisfazione del paziente: offri ai tuoi pazienti un’esperienza moderna e digitalizzata.

Abbiamo pensato anche a una soluzione per i pazienti senza smartphone. La compilazione dei documenti può infatti avvenire direttamente in sala d’attesa. Basta inquadrare il codice QR nell’appuntamento del paziente con un tablet e lasciarlo compilare i dati, che poi saranno automaticamente inviati a SwMain.

Gestione rapida dei consensi

La gestione dei consensi informati è un aspetto fondamentale e spesso complesso nella pratica odontoiatrica. La compilazione e l’archiviazione dei moduli cartacei richiedono tempo prezioso e possono esporre lo studio a potenziali rischi. SwMain è stato progettato per semplificare questo processo, offrendo una gestione completa e sicura dei consensi per i tuoi pazienti.

La nostra soluzione digitalizza l’intero processo di raccolta e gestione dei consensi grazie a queste funzioni:

• Creazione automatica dei consensi: SwMain crea automaticamente i moduli di consenso in base alle informazioni del paziente e alle prestazioni richieste, risparmiando tempo sia per la segreteria che per il paziente.
• Firma digitale: il paziente firma digitalmente il documento, utilizzando una tavoletta grafometrica che garantisce l’autenticità della firma.
• Archiviazione sicura: i documenti firmati vengono archiviati digitalmente, facilmente accessibili e sicuri grazie ai sistemi di backup integrati.

Una funzione particolarmente utile per la segreteria è la possibilità di legare certe specialità mediche all’obbligo di firma di un consenso. In questo modo, la segretaria può vedere subito in scheda clinica se tutti i consensi necessari sono stati firmati, evitando problemi legali in futuro.

Offri alla segreteria il sistema più vantaggioso per risparmiare tempo con la creazione automatica dei consensi, liberando tempo prezioso per il tuo staff. L’accesso immediato ai documenti ufficiali semplifica la gestione delle cartelle cliniche e ottimizza le procedure amministrative.

Affidarti all’archiviazione digitale significa garantire la sicurezza dei dati e la conformità con le normative vigenti in materia di privacy. Inoltre, il sistema ti avvisa subito quando un consenso è mancante, evitando spiacevoli sorprese.

SwMain è una soluzione completa che ti permette di gestire in modo efficiente e sicuro i consensi dei tuoi pazienti, tutelando il tuo studio dentistico e velocizzando il lavoro in segreteria allo stesso tempo.

Dashboard (richiami, pazienti dormienti, pazienti in cura)

Vuoi massimizzare l’efficienza del tuo studio? La Dashboard è stata pensata per semplificare il lavoro e offrirti una visione completa e aggiornata della tua attività, permettendoti di gestire facilmente un gran numero di pazienti e appuntamenti, risparmiando tempo prezioso per la segreteria.

La Dashboard è un pannello integrato in SwMain che ti fornisce, in tempo reale, tutte le informazioni più importanti sui tuoi pazienti e le tue attività. È come una mappa stradale che ti guida attraverso il tuo studio dentistico, aiutandoti a raggiungere l’obiettivo di aumentare gli appuntamenti e il fatturato.

Con la Dashboard, puoi identificare rapidamente i pazienti che necessitano di un appuntamento, in particolare quelli che non vengono in studio da troppo tempo, ricordandogli l’importanza dei controlli periodici o ricontattando quelli dormienti, migliorando così la fidelizzazione. Inoltre, puoi aumentare il fatturato individuando velocemente i pazienti che non hanno ancora accettato un preventivo, permettendoti di implementare azioni mirate per convincerli a proseguire le cure.

Quali informazioni puoi trovare sulla dashboard?

• Pazienti da richiamare: un elenco completo dei pazienti che devono effettuare controlli periodici o igiene orale.
• Pazienti in cura: una panoramica dei pazienti con trattamenti in corso che non hanno ancora prenotato la prossima visita.
• Pazienti con rate scadute: un elenco dettagliato dei pagamenti in sospeso.
• Pazienti dormienti: un elenco dei pazienti che non si sono presentati in studio negli ultimi due anni.
• Preventivi scaduti: una lista dei preventivi proposti che non sono stati ancora accettati dai pazienti.

Perché la dashboard è importante per il tuo studio dentistico?

La Dashboard è uno strumento indispensabile per ogni studio dentistico che vuole ottimizzare la propria gestione. Con essa, hai uno strumento facile da usare che fornisce informazioni chiare e concise, permettendoti di prendere decisioni più consapevoli e strategiche per la crescita dello studio. Inoltre, aiuta la segreteria a gestire l’agenda in modo più snello, riempiendo i buchi di appuntamenti grazie agli elenchi disponibili.

La Dashboard ti aiuta a prevenire la perdita di pazienti, ricordandogli gli appuntamenti e ricontattando quelli dormienti, riducendo così il rischio di perderli. Il tutto senza far perdere tempo alla segreteria in ricerche complicate o spendere soldi per consulenze.

La nostra azienda: Simple Work

Da oltre tre decenni, Simple Work è al servizio del settore medico, sviluppando software dedicati ai dentisti sin dal 1988. La nostra lunga storia come azienda 100% italiana e la stretta collaborazione con i professionisti del settore ci hanno conferito il titolo di “Pionieri del Software Medico“.

Il nostro software gestionale SwMain è il cuore pulsante dell’azienda, inoltre offriamo servizi di assistenza affidabili e la possibilità di arricchire la comunicazione con i pazienti attraverso l’invio di messaggistica con il servizio Segreteria SMART e l’integrazione con il modulo WhatsApp.

Per conoscere meglio il percorso di crescita di Simple Work, ti invitiamo a esplorare La nostra storia. 

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