Software per dentisti: differenze tra gratuito o a pagamento.

Oggi tratteremo uno degli argomenti più discussi dai dentisti, ossia il software per dentisti da utilizzare all’interno del proprio studio.

Le correnti dei dottori sono differenti, chi si appoggia a software strutturati da aziende specializzate, altri invece che utilizzano software gratuiti oppure generici trovati in internet. 

In un mercato dove le marginalità sono al ribasso, però, tutti i consulenti affermano quanto sia strategico avere un proprio gestionale per il controllo imprenditoriale dello studio. 

Possiamo evincere la veridicità di questo discorso da varie fonti.

Una di queste è una vasta indagine sul mercato odontoiatrico commissionata nel 2016 da ANCOD a Key-Stone, società di ricerca specializzata nel settore dentale. 

La ricerca ha analizzato abitudini e modalità di accesso alle 13 cure dentali ed è stata condotta su oltre 1.600 persone scelte in modo casuale in Piemonte, Lombardia, Veneto, Emilia-Romagna e nella città di Roma, aree in cui sono maggiormente presenti strutture odontoiatriche con marchio

Fra le evidenze emerse c’è la forte crescita dell’odontoiatria organizzata, che pur rappresentando solo il 2% del mercato, cura l’8% dei pazienti.

Dalla ricerca è emerso che la stragrande maggioranza degli italiani si rivolge al dentista tradizionale (84%), marcatamente più presente sul territorio, mentre il 10% si è rivolto ai centri odontoiatrici. Meno utilizzate risultano poi le Asl (5%) o i poliambulatori e le grandi cliniche private (5%), sempre più marginale è chi si rivolge all’estero (2%).

Il 23% del campione, inoltre, è stato almeno una volta in un grande centro odontoiatrico: il 15% di queste persone vi si è recato per effettuare una cura, l’8% per farsi fare un preventivo, ma poi si è rivolto ad altri. Il 9% dei partecipanti, inoltre, non ci è andato ma conosce persone che ci sono andate. 

La percentuale di chi ha frequentato queste strutture aumenta se gli intervistati sono giovani, dirigenti o imprenditori (39%), oppure impiegati e persone maggiormente orientate all’utilizzo di internet.

Il 65% di coloro che hanno visitato un centro ha poi deciso di effettuare le cure dentali in questo tipo di struttura.

Coloro che hanno scelto un centro di odontoiatria organizzata per le cure hanno spesso effettuato trattamenti ad alto valore, che presuppongono una spesa maggiore. In generale, si rileva insomma una buona risposta dei centri alla minor disponibilità economica delle famiglie italiane.

UNIDI ed ANDI hanno dunque analizzato la situazione del mercato per ipotizzare l’evoluzione futura.

Lo studio ha anche illustrato i risultati e le tendenze di mercato dei principali segmenti e delle famiglie di prodotto che definiscono il settore dentale in Italia.

A parte l’andamento ridotto nel biennio 2012-2013, lo sviluppo della produzione italiana continua in modo costante e strutturale, con un trend di crescita media composta negli ultimi dieci anni del 4,5%. Analizzando nel dettaglio la produzione italiana, il comparto tecnologico presenta i tassi di crescita più elevati. Particolarmente interessante è la produzione di software gestionali per lo studio dentistico, che registra una crescita del 16% di fatturato ex-fabbrica.

Le ricerche condotte hanno più volte preso in esame l’impatto che la pandemia da covid ha avuto sugli studi dentistici e sull’atteggiamento dei pazienti nei confronti di essi. L’impatto Covid si farà sentire sicuramente anche sui profili del personale di studio.

Sarà centrale il tipo e il livello di modernizzazione degli studi, con particolare riferimento alle tecnologie, ai rapporti coi pazienti, ai costi delle prestazioni e via dicendo. Va comunque considerato che prima del Covid la professione si trovava già in un lento ma significativo cambiamento, la pandemia ha solo accelerato questi processi.

Perché i dentisti hanno bisogno di un software gestionale?

I software gestionali ad oggi sono divenuti uno strumento fondamentale per gli studi medici.
Gli obblighi burocratici e la continua richiesta di informazioni collegate di agenda, scheda clinica, estratti conto, ecc… rendono il lavoro amministrativo molto più pesante e diventa insostenibile senza un aiuto.

Il dentale inoltre è una branca molto particolare con una gestione dei trattamenti complessi che richiede spesso anche una grafica per spiegare al paziente cosa si andrà ad effettuare ottenendo maggior fiducia da parte del paziente.

In questo modo si riesce ad ottenere maggior fiducia da parte del paziente e per lo staff diventa molto più veloce discutere del caso clinico.

Grazie alla digitalizzazione delle informazioni, il dentista e il suo team possono tenere sempre sotto controllo la scheda di ogni cliente, aumentando la propria efficienza e professionalità. 

Non solo: essi hanno anche un altro grande vantaggio, ovvero quello di consentire di tenere in maggiore sicurezza i dati dei pazienti, soprattutto quelli sensibili, la cui tutela è regolata dalla legge. 

Ma, quali sono i vantaggi specifici e quali devono essere le caratteristiche di un buon software per dentisti?

Lo vediamo qui di seguito e illustreremo anche le caratteristiche principali di SWDental, il software gestionale concepito specificamente da Simple Work proprio per gli odontoiatri. 

I vantaggi di un software gestionale per dentisti

I software per dentisti possono essere molto diversi tra loro: ne esistono versioni “basic” (anche gratuite) e versioni più avanzate. In generale, però, possiamo dire che i vantaggi che essi devono offrire a chi li utilizza sono soprattutto i seguenti:

• Avere a disposizione un’anagrafica precisa e chiara, in maniera tale da tenere sotto controllo tutte le informazioni dei pazienti.
• Poter disporre di un’agenda precisa e avanzata, tale da permettere di tenere sempre sotto controllo gli appuntamenti senza il rischio di sovrapposizioni.
• Consentire di facilitare la comunicazione interna, ottimizzando i tempi e migliorando la qualità del lavoro.
• Permettere la gestione avanzata di tutto il processo contabile: fatture attive e passive, gestione della cassa e dei rapporti con le banche con scadenzario aggiornato su pagamenti e incassi.
• Consentire la gestione del magazzino, con controllo costante sia delle rimanenze che delle scorte e tracciare il ciclo di sterilizzazione.
• Permettere una gestione completa del paziente, dalla prima visita alla fattura.
• Comprendere richiami e memo automatici sugli appuntamenti e su altri eventi riguardanti ciascun paziente.
• Consentire la gestione delle immagini.
• Prevedere la possibilità di disporre di statistiche sui pazienti, sulle prestazioni, sul fatturato e sugli acquisti. 

Quelle che abbiamo appena menzionato sono i vantaggi principali che un buon software gestionale per dentisti può assicurare a chi lo utilizza. Molti altri possono però aggiungersi all’elenco, a seconda delle esigenze specifiche di ciascuno studio dentistico. 

Come si sceglie un software gestionale per dentisti

Le tipologie di software gestionali per dentisti sono numerose e diverse fra loro. Sceglierne uno non è così semplice come si potrebbe pensare, né può basarsi sul principio “uno vale l’altro”.

Alla base di questa scelta dev’esserci una riflessione ponderata, che si basi sulla natura e la consistenza della propria clientela, sulla dimensione del proprio team, sul metodo di lavoro che si predilige, e molto altro. Esistono diverse tipologie di software gestionale per dentisti. Ne consegue che sceglierne uno non è affatto un processo scontato.

Giusto per fare una prima distinzione, possiamo dire che esistono tre principali tipologie di software:

• Software gestionali per dentisti installati direttamente sul PC. Questi software vengono configurati sul PC di lavoro dello studio con la modalità tipica di qualunque software, ovvero per mezzo di un CD, seguendo la procedura di configurazione.  Se lo studio possiede ed utilizza più di un PC, il software va installato e configurato su ciascuno di essi.
• I software gestionali per dentisti su cloud. Si tratta di una soluzione molto diffusa, che permette di utilizzare un cloud al quale si accede per mezzo del web. I software di questo tipo sono in remoto e vi si accede per mezzo di una password e del nome utente. Un tale software per dentisti è accessibile da qualunque tipo di device, che si tratti di PC, tablet o smartphone, e non necessita di installazione.
• I software gestionali per dentisti ibridi. Si tratta di software che necessitano di installazione, ma che hanno anche delle sezioni disponibili in cloud. 

Quale tipologia scegliere? Nel caso delle differenze che abbiamo illustrato, molto dipende dal tipo di lavoro che il dentista esegue, se preferisce uno strumento legato al suo PC o una soluzione più flessibile.

Esistono poi altre caratteristiche da prendere in considerazione.

Vediamole qui di seguito:

• Semplicità d’uso: il software gestionale per dentisti dev’essere quanto più possibile intuibile e facilmente utilizzabile. Il suo obiettivo principale dev’essere quello di semplificare il lavoro di chi lo utilizza, non di complicarlo.
• Supporto tecnico: in caso di difficoltà, dev’essere sempre raggiungibile un supporto tecnico preparato e capace di risolvere i problemi in fretta.
• Massima sicurezza: dev’essere consentito, in ogni passaggio, il trattamento in sicurezza dei dati dei clienti.
• Accessibilità e libertà di utilizzo all’interno dell’intero team dello studio.
• Assicurare sempre l’assistenza tecnica al momento del bisogno. Il software dà accesso ai dati dei pazienti e qualunque difficoltà riguardante la sua funzionalità può mettere in serio pericolo l’efficacia del lavoro dello studio. Per questa ragione poter contare su una costante e preparata assistenza tecnica, è parte integrante delle caratteristiche che un buon software gestionale deve avere. 
• Versatilità: il software deve essere in grado di adattarsi alle esigenze specifiche dello studio dentistico che lo adotterà e utilizzerà.

Questo discorso ci consente di parlare dell’altra grande distinzione che si può fare all’interno del mondo dei software gestionali per dentisti. Quella tra:

• Software gratuiti
• Software a pagamento

L’offerta di software per dentisti gratuiti al momento è molto ampia, ed è forte la tentazione da parte di molti dentisti di attingervi.

Ma un software gratuito può davvero comprendere tutte le caratteristiche indispensabili di sicurezza, affidabilità, efficienza e facilità d’uso a cui abbiamo fatto riferimento nel corso di questo nostro articolo?

Una delle caratteristiche fondamentali di un software gratuito è che sarebbe completamente privo sia del supporto tecnico che dei servizi specifici e “su misura” ad esso collegati.

Un tale strumento finisce per essere una sorta di contenitore vuoto che potrebbe portare al risultato opposto a quello sperato: una perdita di tempo che rallenta il lavoro dello studio. 

Prima di lanciarsi nel mondo dei software per dentisti gratuiti, è bene porsi alcune domande fondamentali:

• Chi l’ha creato? Quali garanzie ci sono che non sia stato creato da un programmatore inesperto e che non presenti dei problemi all’atto pratico?  
• Esiste la possibilità di rivolgersi ad un servizio di assistenza tecnica in caso di difficoltà? 
• Il software gratuito per dentisti è sempre generico. Può uno strumento tanto sommario adattarsi al lavoro specifico del proprio studio? 
• Sono previsti aggiornamenti? 

Spesso si finisce per scegliere una soluzione del genere perché si ha paura di investire del denaro in uno strumento di cui non si conoscono a fondo le potenzialità. La soluzione gratuita appare come una “scorciatoia” da provare e poi eventualmente da scartare se non funziona come si vorrebbe. 

La cosa più giusta è, come abbiamo già detto, affidarsi alla professionalità di un’azienda programmatrice in grado di adattare il software alle esigenze specifiche di ogni studio e di offrire supporto costante per risolvere qualunque tipo di problema dovesse presentarsi.

In questo senso, possiamo aggiungere un ultimo e importantissimo criterio per la scelta di un software gestionale: l’analisi costi/benefici e il rapporto qualità/prezzo. Entrambi devono essere ottimali in rapporto alle esigenze specifiche dello studio. 

Il software SWDental di Simple Work

Tenendo presente tutte queste esigenze e le caratteristiche che un buon software gestionale per dentisti deve avere, nonché potendo contare su una lunga esperienza nel campo, Simple Work ha costruito SWDental, il suo software gestionale specifico per dentisti.

SWDental si caratterizza per la facilità d’uso e l’immediatezza, tali da consentire l’effettiva ottimizzazione delle tempistiche e dei costi di gestione, con conseguente innalzamento della qualità dei servizi offerti.

Grazie a SwDental, il lavoro nello studio può essere coordinato in maniera intuitiva ed efficace, ed il paziente può essere gestito in maniera efficace e completa, dal suo arrivo in studio fino alla fatturazione.

SWDental assicura la gestione di:

• Fatturazione (invio sistema ts e fattura elettronica)
• Cartelle cliniche
• Analisi dei dati
• Magazzino

SWDental prevede inoltre: 

• Aggiornamenti costanti
• Assistenza puntuale
• Sicurezza dei dati

Il software per dentisti di Simple Work è adattabile ad ogni studio e prevede tre livelli, comprendenti ciascuno diverse funzionalità di base e servizi aggiuntivi:

Basic

• 11 moduli inclusi
• Assistenza BASE
• 3 licenze

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Standard

• 19 moduli inclusi
• Assistenza PRO
• 5 licenze

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Pro

• 28 moduli inclusi
• Assistenza PRO
• 5 licenze

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Ciò per rispondere alle esigenze di ogni tipo di studio dentistico, dal più piccolo al più grande. 

Così strutturato, il software gestionale per dentisti diventa un vero e proprio investimento, che nel lungo periodo consentirà una ottimizzazione dei costi di gestione e della tempistica generale. 

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